Loading...
PARKS & RECREATION BOARD 2013/04/16 Packet THE CITY OF LAKE FOREST PARKS AND RECREATION BOARD APRIL 16, 2013 6:30PM CITY HALL LAKE FOREST, ILLINOIS AGENDA I. CALL TO ORDER & ROLL CALL Curt Volkmann, Chairman David Brush Steve Hill Dan Jasica Scott Schappe Lauren Turelli Paul “Skoo” Walker Daniel Saffrin, Student Member II. APPROVAL OF MINUTES A. Approval of March 19, 2013 Board Minutes III. RESOLUTIONS OF APPRECIATION A. Scott Schappe, Board Member 2008-2013 B. Daniel Saffrin, Student Board Member 2012-2013 IV. APPROVAL OF MOWING BID—Presented by Chuck Myers, Superintendent of Parks and Forestry V. CHANGE TO NON-RESIDENT LAKEFRONT BOAT LAUNCH PRIVELAGES— Presented by Jeff Wait, Superintendent of Special Facilities VI. SPOTLIGHT: BASEBALL AND BASKETBALL—Presented by Anthony Anaszewicz, Program Manager VII. DIRECTOR’S REPORT A. EAB Resident Guide B. Forest Park Project Update C. Upcoming Programs and Events D. Other VIII. COMMENTS BY BOARD MEMBERS IX. OPPORTUNITIES FOR THE PUBLIC TO ADDRESS THE BOARD ON ITEMS NOT LISTED ON THE AGENDA X. ADJOURNMENT The City of Lake Forest  Parks and Recreation Board  Meeting Minutes  March 19, 2013    I. Call to Order  The Parks and Recreation Board Meeting were called to order by Chairman Volkmann at  6:30p.m. The following were present:      Board Members: Mr. Steve Hill      Mr. Dan Jasica       Mr. Scott Schappe       Ms. Lauren Turelli      Mr. Curt Volkmann, Chairman      Mr. Skoo Walker      Mr. Daniel Saffrin, Student Member    Staff:  Ms. Mary Van Arsdale, Director of Parks and Recreation         Ms. Sally Swarthout, Superintendent of Recreation       Mr. Joe Mobile, Program Manager      Ms. Tricia Schwall, Administrative Assistant    Special Guest: Mr. Craig Culp, NSSRA Executive Director    II. Approval of Minutes  The meeting minutes of the February 19, 2013 Park & Recreation Board meeting were  presented.       Board Member Jasica moved for approval of the minutes and Board Member Hill  seconded.  The Board meeting minutes of the February 19, 2013 meeting were then  unanimously approved.    Chairman Volkmann reported that there was a social gathering for the Park Board held at  Board Member Steve Hill’s home on March 6, 2013.  In attendance were Chairman Curt  Volkmann, Board Members Steve Hill, Dan Jasica, Lauren Turelli, and Skoo Walker. Alderman  Randy Tack was also present.   Staff in attendance was Director Van Arsdale,  Superintendents Chuck Myers, Sally Swarthout and Jeff Wait.  There was no official business  discussed at this gathering.    III. NSSRA Capital and Facility Acquisition Plan  Mr. Craig Culp, Executive Director of NSSRA presented to the board the research and  findings that will guide NSSRA to successfully achieve their goal of acquiring a suitable,  permanent facility with a partner agency by 2018.  Director Van Arsdale made it clear to the  board that there was no action needed by the board at this time.  That this is the first step in  the dialogue related to the City’s participation and commitment to partnering in this  planning initiative.    Mr. Culp gave an overview of NSSRA and some background of the facility that NSSRA is  currently occupying.  He then shared the findings from the Capital and Facility Acquisition  Plan that was put together to help find a new permanent facility with a partner agency.  He  discussed the estimated cost of a new facility, where they would be getting the down  payment for the new facility and how the 13 partner agencies would help with the funding  through their contributions.  Director Van Arsdale spoke to the board regarding the Special  Recreation Tax Levy in Lake Forest and what that tax is used for each year.    Chairman Volkmann asked if the increase of 1/10 of a cent over each of the last three years  would.  Director Van Arsdale answered that it could and that is what staff is looking at now.   Board Member Turelli asked for clarification that the transition plan is to upgrade the  facilities to the new ADA requirements.  Director Van Arsdale replied yes.  Chairman  Volkmann asked about the difference in the fund between the amount collected and the  amount spent and what happens with annual surplus.  Director Van Arsdale responded that  surplus funds remain in the levy fund for future needs and may not be transferred to any  other City fund.  Chairman Volkmann also asked if Director Van Arsdale research what the  levy rate is for the other 12 partner agencies and their annual member contribution.  Director Van Arsdale indicated she would pull together levy rates and that contributions by  agency are currently indicated in the detail of the proposed capital and facility acquisition  plan. Chairman Volkmann also asked to have the per‐participant total cost identified.    Board Member Hill asked Mr. Culp to comment on the participation based on where they  are located.  Mr. Culp responded with explaining the NSSRA’s legal obligation.  A discussion  followed regarding delivery of services in the multiple partner agencies.  Mr. Culp explained  how due to small populations in each community it is essential to pool needs across multiple  communities in order to have enough participants to offer services. He went on to explain  the required process of acquiring a new facility.  Chairman Volkmann asked what would  happen if none of the 13 partner agencies can afford to partner or expand during the  allotted timeframe.  Mr. Culp responded that they would then wait until a more supportive  environment is reached.    IV. Recreation Transportation Bid  Joe Mobile, Program Manager, reviewed the recreation bus bid process with the board.   Bussing for the Rec Center is used for daily transportation for their summer camps, swim  camps and field trips and CROYA for their special events.  The Rec Center & CROYA go out to  bid together to hopefully secure the best prices.  Manager Mobile explained the outcome of  the Recreation portion of the bid and the reason why the CROYA bid should be rejected. He  indicated that due to lack of enough bid specifics for the CROYA items, the proposed pricing  results were inconsistent and concerning.    Board Member Turelli asked if rejecting the bid for CROYA would put them at a  disadvantage to get a good price for bussing.  Manager Mobile responded that he did not  feel so since it is such a small volume of trips.  Chairman Volkmann inquired about CROYA’s  budgeted amount.  Director Van Arsdale explained that CROYA is not in the Park &  Recreation budget and could not answer this question.  Chairman Volkmann asked if there  would be a problem having two different companies do bussing for the summer and  whether there were any timing concerns for CROYA. Manager Mobile responded in the  negative regarding different companies fulfilling the needs.   Director Van Arsdale indicated  that CROYA will now follow the City’s purchasing policies and seek price quotes, which will  not hold them up from meeting their timing needs. Board Member Jasica indicated he  wanted to make sure that the process was for getting the CROYA price quotes was  transparent and reasons clear to all vendors on why the CROYA bid portion was being  rejected. Board Member Hill asked about specifications for safety from these companies.   Manager Mobile explained that the bid specifications included background checks,  references and communication expectations.  A discussion followed regarding the process  going forward for CROYA.       Requested Action:  Approval to award a three year agreement to Olson Transportation for  Recreation Department bus services in the total amount of $122,068.25 for FY ’14 – FY ’16  and reject all bids for CROYA Services.    A motion was made by Board Member Jasica to approve a three year agreement to Olson  Transportation for Recreation Department bus services in the total amount of $122,068.25  for FY ’14 – FY ’16 and reject all bids for CROYA Services.  The motion was seconded by  Board Member Hill.  The motion was passed.    V. Deerpath Golf Course Season Opening Update  Director Van Arsdale gave an overview of the golf course as the opening comes closer.  She  shared memberships this year to last year, the lottery that took place the past weekend for  permanent tee times, the improvements to the clubhouse and the new restaurant contract.   Director Van Arsdale also shared some of the events/programs that will be happening at the  golf course this season.  Also, the appreciation days that will be held throughout the season.   Chairman Volkmann asked if there was any update to the deep well.  Director Van Arsdale  responded that there was nothing new to report.    VI. Director’s Report     Update on the Lake Bluff Skate Park: Director Van Arsdale shared with the Park  Board that the skate park is in need of immediate repairs and significant capital to  maintain for the future. She indicated that staff would be meeting with the Park  District to learn more.   EAB Update –   i. Presented to City Council – $400,000 was approved in the City’s Capital  Improvement Program  ii. Resident Workshop – June 1st @ Gorton  iii. Staff are continuing with an inventory of City parcels  iv. Blending the Park Board with the Property and Public Lands Committee to  work together on EAB   Other – Activities coming up  i. Easter Egg Hunt – Saturday, March 23rd @ Deerpath Park  ii. Hurray for Spring – Program during spring break for kids ages 3‐6  iii. Dance Academy Spring Break Workshop  iv. Special Hours for Wildlife Discovery Center  v. March Special @ Fitness Center  vi. Spring Break Sports Camp    VII. Comments by Board Members  There were no comments.    VIII. Opportunities For The Public To Address The Board On Items Not Listed On The Agenda  There were no comments.    IX. Adjournment  Board Member Hill moved to adjourn the meeting.  Board Member Jasica seconded.  The  meeting was adjourned at 8:29 p.m.          Respectfully Submitted          Tricia Schwall        Administrative Assistant    SUBJECT: Approval of Contract for Annual Mowing Services in Parks FY14 Budget    PRESENTED BY: CHUCK MYERS, SUPERINTENDENT OF PARKS & FORESTRY, 810‐3565    PURPOSE AND ACTION REQUESTED: Staff is seeking approval to enter into a one year contract with  Rocco Fiore & Sons to provide mowing services to multiple City‐owned properties.     BACKGROUND/DISCUSSION:  Annually, the Parks and Recreation Department researches  opportunities to improve operational efficiencies and deliver services in the most cost effective  manner. In 2011, the Parks Department began outsourcing the mowing of many of our passive  parks and miscellaneous parcels (see attached list). We chose to not bid out all other park  properties, such as the neighborhood parks, lakefront and community parks, due to the significant  need to coordinate with ever‐changing public use and athletic field schedules. The 2011 outsourced  mowing has proven to be a beneficial fiscal approach by reducing labor expenses and long‐term  capital equipment replacement costs. For FY14, staff conducted a more expansive bid that included  the mowing of the 2011 areas along with the mowing of 41City right‐of‐ways and 120 Cul‐de‐sacs.  Similar to the selection rationale for outsourcing areas in 2011, the right‐of‐ways and cul‐de‐sacs  are also desirable to outsource since they involve routine scheduling requirements.    BUDGET/FISCAL IMPACT: Funding for the annual mowing contract is budgeted in the Parks &  Forestry Fund 220 operating budget. The results of the bid process confirm that outsourcing  mowing of these areas is fiscally beneficial. Staff received seven (7) bids for the annual mowing  service as detailed below.    FY14 Mowing Services Bid Data Overview:       Passive Parks &  Miscellaneous Parcels  City Cul‐de‐ Sacs  City Right‐of‐ Ways TOTALS  Rocco Fiore & Sons  $ 24,300.00   $ 19,440.00   $ 14,094.00   $ 57,834.00   Herrera Landscape  Inc.  $ 30,589.44   $ 28,277.36   $   6,587.01   $ 65,453.81   Mariani  $ 19,995.00   $ 35,124.00   $ 30,881.00   $ 86,000.00   The TLC Group  $ 21,393.00   $ 50,400.00   $ 24,606.40   $ 96,399.40   KGI Landscaping Co.  $ 79,900.00   $ 79,800.00   $ 49,000.00   $208,700.00   Jack Vena  $ 61,488.00   $ 40,320.00   $118,272.00   $220,080.00   Guy Scopelletti (bid  per week price versus  season)  $   1,325.00    $   1,500.00    $   2,550.00   $   5,375.00     Rocco Fiore& Son was the low bidder and has considerable experience working in Lake Forest and  has satisfactorily performed with other projects for The City in recent years.    Summary of Project Budget:    FY ’14 Funding Source Amount Budgeted Amount Requested Budgeted?  Y/N  Parks & Forestry   Operating Fund 220 $ 94,000 $ 57,834 Y    RECOMMENDED PARK BOARD ACTION: Approval to award a one year contract to Rocco Fiore &  Sons in the total amount of $57,834 for FY ’14 for the mowing of City Right‐of‐Ways, Cul‐de‐sacs,  and other City‐owned properties.        THE CITY OF LAKE FOREST      SPECIFICATIONS FOR  2013 MOWING SERVICES      PASSIVE PARKS & MISCELLANEOUS PARCELS        1. East Train Station ‐ 691 N. Western Ave  2. Gorton Community Center – 400 E. Illinois Rd.  3. Triangle Park – corners of Walnut, Washington & Deerpath  4. Lake Forest Historical Society – 361 E. Westminster  5. Shumway Park – at E. Westminster & N. Hawthorne Pl.  6. Forest Park ‐ 801 N. Lake Rd.  7. Water Plant – 1441 N. Lake Rd.  8. Old Municipal Services – 110 E. Laurel Ave.  9. Franklin Park – at E. Franklin Pl. & N. Western Ave.  10. Public Safety – 255 W. Deerpath  11. Meadowwood Park – N. Lexington Dr. & W. Concord Dr.  12. Lake Forest Compost Center – 1381 W. Kennedy Rd. (Rt. 60)  13. West Train Station ‐ 10205 N. Waukegan  14. West Fire Station – 1111 S. Telegraph Rd.    I. CHANGE TO NON-RESIDENT LAKEFRONT BOAT LAUNCH PRIVELEGES—Presented by Jeff Wait, Superintendent of Special Facilities Information will be forthcoming. We are waiting for further clarification from City Attorney on this item. 1 Youth House League Basketball & Baseball Spotlight ◦Program Format Collaboration with Lake Bluff Park District ◦Program Participation ◦Other Basketball Oriented Programs 2 Leagues 2012 2011 2010 ◦*Kindergarten649680 ◦*Boys 165 155 160 ◦*Girls 100 108 71 ◦Totals 329 359 311 ◦*Cooperative Programs with Lake Bluff Park District ◦Pre-Season Lake Forest Rec Camps (Fall) ◦Bill Wennington Basketball Camp (Summer) ◦Full Package Athletics (Year Round) Basketball Circuit Training Camp 3 ◦Program Format Collaboration with Lake Bluff Baseball Association Collaboration with LFHS (Scout Baseball) ◦Program Participation ◦Other Baseball Oriented Programs Leagues 2013 2012 2011 ◦Kindergarten 19 47 37 ◦*Boys 178 255 296 ◦*House All Stars TBD 24 36 ◦*Scouts Baseball 81 44 0 Totals 278 370 369 *Cooperative Programs with Lake Bluff Park District 4 ◦Pre-Season Lake Forest Rec Camps (Spring) Pitching Hitting ◦Slammers Baseball Camp (Summer) ◦Full Package Athletics (Year Round) Basketball Circuit Training Camp BASKETBALL FY '13 (to date) FY '12 FY '11 Revenue 64,864.57$          71,441.95$          73,365.73$           Expense 20,666.00$          42,396.00$          44,649.00$           Net 44,198.57$          29,045.95$          28,716.73$           BASEBALL FY '13 (to date) FY '12 FY '11 Revenue 138,702.00$        93,300.54$          56,661.75$           Expense 58,683.37$          47,906.00$          36,754.00$           Net 80,018.63$          45,394.54$          19,907.75$           5 Youth House League Basketball & Baseball Spotlight Questions?