Loading...
PARKS & RECREATION BOARD 2013/02/19 Packet THE CITY OF LAKE FOREST PARKS AND RECREATION BOARD February 19, 2013 6:30PM MUNICIPAL SERVICES FACILITY LAKE FOREST, ILLINOIS AGENDA I. CALL TO ORDER & ROLL CALL Curt Volkmann, Chairman David Brush Steve Hill Dan Jasica Scott Schappe Lauren Turelli Paul “Skoo” Walker Daniel Saffrin, Student Member II. APPROVAL OF MINUTES A. Approval of the December 11, 2012 Parks and Recreation Board Meeting (January 15, 2013 meeting was canceled) III. EMERALD ASH BORER COMPREHENSIVE PLAN—Presented by Chuck Myers, Superintendent of Parks & Forestry and Peter Gordon, City Forester IV. FITNESS CENTER CAPITAL EQUIPMENT PURCHASE—Presented by Jason Busdeker, Fitness Manager V. SPOTLIGHT: FITNESS CENTER SERVICES—Presented by Jason Busdeker, Fitness Manager VI. DIRECTOR’S REPORT A. Sandwedge Grill Status Report B. Upcoming Meetings C. Upcoming Programs and Events D. Other VII. COMMENTS BY BOARD MEMBERS VIII. OPPORTUNITIES FOR THE PUBLIC TO ADDRESS THE BOARD ON ITEMS NOT LISTED ON THE AGENDA IX. ADJOURNMENT   The City of Lake Forest  Parks and Recreation Board  Meeting Minutes  December 11, 2012    I. Call to Order  The Parks and Recreation Board Meeting were called to order by Chairman Volkmann at  6:32 p.m. The following were present:      Board Members: Mr. David Brush      Mr. Steve Hill      Mr. Dan Jasica       Ms. Lauren Turelli      Mr. Curt Volkmann, Chairman      Mr. Skoo Walker      Mr. Daniel Saffrin, Student Member    Staff:  Ms. Mary Van Arsdale, Director of Parks and Recreation      Mr. Chuck Myers, Superintendent of Parks & Forestry      Ms. Sally Swarthout, Superintendent of Recreation       Mr. Jeff Wait, Superintendent of Special Facilities      Ms. Tricia Schwall, Administrative Assistant      II. Welcome to New Board Member, David Brush  Chairman Volkmann welcomed Mr. David Brush to the board.    III. Approval of Minutes  The meeting minutes of the October 9, 2012 Park & Recreation Board meeting were  presented.       Board Member Jasica moved for approval of the minutes as amended and Board Member  Hill seconded.  The Board meeting minutes of the October 9, 2012 meeting were then  unanimously approved.    IV. Lakefront Revetment & Site Investigation Study – Preliminary Report  Mr. Dan Veriotti, Project Manager and Project Coastal Engineer from Baird & Associates,  Ltd. provided a preliminary status report on their site study of the revetment walls at Forest  Park Beach.   Mr. Veriotti gave the board a project overview, some information regarding  previous studies at the beach and information on the current study, including data  collection, data analysis and the summary and recommendations.  The report indicated that  the revetment walls were performing as designed and no immediate concerns need to be  addressed. However, the report identified some concerns with sand particle size and its  impact on performance of the beach cells. The report recommends further study of the sand  in upcoming years. A discussion followed regarding the study and future timing  considerations.    V. Revised Lakefront Boat Basin Dredging Policy  Superintendent Jeff Wait gave a presentation regarding the criteria of the Lakefront boat  basin’s second dredge.  The two changes that are recommended are the date of the last  reading and expanding the area for second dredging.  Chairman Volkmann asked where the  dredged sand is deposited.  Superintendent Wait responded the sand is discharged into a  pipe on the south end of the lakefront area.  Board Member Jasica wanted to know why the  change of the date for the last reading is important.  Superintendent Wait responded that  the original date was put into place because of the time needed to get the crane to the  beach and that is not needed at this point.     Requested Action:  Approval of the revised Lakefront Boat Basin Dredging Policy,  becoming effective in FY ‘14.    A motion was made by Board Member Jasica to approve the revised Lakefront Boat Basin  Dredging Policy, becoming effective in FY ‘14.  The motion was seconded by Board  Member Hill.  The motion was passed.    VI. Lakefront Food Concession Agreement  Superintendent Wait gave a presentation on the Lakefront food concession agreement  including a background on why a new vendor was being sought.  He gave an overview of the  company, Ruprecht, which was chosen from the RFP process.  He reviewed the menu and  the rent proposal from Ruprecht.  Board Member Turelli asked how the pricing of the menu  was.  Superintendent Wait responded that the pricing was reasonable and gave a few  examples.  Board Member Brush inquired about the food allergy policy for Ruprecht.  Two  representatives from Ruprecht answered that there is nutritional values available for every  food that is produced and they would be able to provide them.  There is no guarantee that  the products were not produced without nuts in the area.  However, if a need arose they  would be able to produce a nut free product.    Board Member Hill asked if Ruprecht is the same company that provides Steakhouses with  their meat.  Ruprecht representatives responded yes.  He also had some concern as to the  effect this change would have on the current concession company and asked if that was  looked at.  Superintendent Wait responded that he did not know the answer.  Board  Member Jasica also wanted to know if the bid from Ruprecht also included the golf course,  to which staff responded no as that they were very different business models.  Chairman  Volkmann shared his concerns regarding the new venture for Ruprecht.  Ruprecht assured  him that they have been in the restaurant business for a long time and with their experience  and commitment they are looking to make this and future ventures work.  Student Member  Saffrin asked if the agreement with Ruprecht is not approved would they look to stay with  the current vendor or go off in another direction.  Superintendent Wait answered that they  would probably work with the current vendor but make some improvements.  Director Van  Arsdale added that the City has a clause in the agreement regarding performance of any  vendor.    Requested Action:  Approval to pursue the development of a three‐year agreement with  Ruprecht Company DBA – Raging Kitchen to provide food and beverage service at Forest  Park Beach.    A motion was made by Board Member Turelli to approve the development of a three‐year  independent agreement with Ruprecht Company DBA – Raging Kitchen to provide food  and beverage service at Forest Park Beach.  The motion was seconded by Board Member  Jasica.  The motion was opposed by Student Member Saffrin.  The motion was passed.    VII. Spotlight:  Stirling Hall Arts Center  Joe Mobile, Recreation Manager, gave an overview of the Stirling Hall Arts Center.  He  reviewed the history of Stirling along with the financials and participation of classes.  He  gave the board a “tour” of the facility by letting them know about all of the different  techniques used in ceramics and the rooms located at Stirling that each of these take place  in.  Manager Mobile also shared that the rooms at Stirling may be rented out.  Stirling is the  only studio in the area that provides the students with five different selections of firing  methods.  Manager Mobile then introduced the new Stirling Hall Arts Center Director,  Rebekah Diamantopoulos Jones who started with the Center in August.  Board Member Hill  asked if the revenue from the Stirling Hall Art Show goes to the artist or the center.   Manager Mobile responded that the Center does receive a percentage of the proceeds.   Board Member Turelli asked if there was a breakdown of resident vs. non‐resident  attendance at the classes.  Manager Mobile responded that the adult classes are more non‐ resident driven but the youth classes are more resident driven; he did not have the exact  numbers with him.      VIII. Director’s Report  Mary Van Arsdale, Director of Parks & Recreation announced that she would be revamping  the sub‐committee assignments for the board due to the change in members.  She  mentioned that due to a conflict at City Hall, next month’s Board meeting will be held at the  Municipal Services building at 800 N. Field Drive at 6:30 p.m. on February 19, 2013 and will  not be televised.  The following items were also mentioned:   The golf course is officially closed    Frost Fest is tentatively scheduled for January 12, 2013 from 1‐3 p.m.   All‐inclusive passes are now on sale at the Rec Center   The Wildlife Discover Center will have extended hours over winter break    The Polar Express will also be coming up soon.    IX. Comments by Board Members  There were no comments.    X. Opportunities For The Public To Address The Board On Items Not Listed On The Agenda  There were no comments.    XI. Adjournment  Board Member Hill moved to adjourn the meeting.  Board Member Jasica seconded.  The  meeting was adjourned at 8:03 p.m.              Respectfully Submitted             Tricia Schwall        Administrative Assistant                      TO:  Park Board  FROM:  Chuck Myers, Superintendent of Parks & Forestry   CC: Mary Van Arsdale, Director of Parks & Recreation  DATE:  February 15, 2013    RE: Emerald Ash Borer (EAB) Management Plan & Resident Guide to EAB      The draft version of the recently completed EAB Management Plan is now ready for your review. It will  be sent on Friday, February 15th as a separate email due to its size.   I will be provide the Park Board with  a more detailed specific report on staff’s recommendation, rationale  and highlights of the plan at the  Tuesday, February 19th meeting.     As you know, trees are key components of the urban environment and contribute greatly to the quality  of life in Lake Forest.  The plan gives a brief population analysis, along with recommendations for short  and long term planning strategies that will help plan for and minimize the impact of EAB on Lake Forest’s  urban forest and forestry program.  The Resident Guide will be available to residents online or a hard  copy can be obtained at Municipal Services.  The guide gives residents general information on EAB along  with some options for treatment, removal and reforestation.      In August 2012, Davey Resource Group, a division of The Davey Tree Expert Company, conducted a  partial inventory of all public trees along the street rights‐of‐way. The City of Lake Forest staff  completed the street tree inventory in January of 2013. The major findings include the following (see  Appendix D):     The genus Fraxinus (ash) comprises 19.05% (4,461 trees) of the total inventoried tree population  (23,420 public trees). There were 4,432 ash trees found along the street rights‐of‐way adjacent  to homes and businesses and 29 ash trees found in other public spaces.   The breakdown of relative age within the ash population is 15% young, 45% established, 37%  maturing, and 3% mature. Young trees have 0‐ to 6‐inch diameters, established trees have 7‐ to  12‐inch diameters, maturing trees have 13‐ to 24‐inch diameters, and mature trees have 25‐inch  and greater diameters.   The majority of the ash population (60.1%) was in Fair condition.    Key Points from the EAB Management Plan:     Perform annual tree inspections and keep an up‐to‐date inventory by recording all population  changes and work performed in TreeKeeper®. The proper identification of trees and assessment  of their existing condition is necessary to successfully manage a pest outbreak or occurrence  (see page 6).       Emerald Ash Borer (EAB) Management Plan & Resident Guide to EAB  February 15, 2013  Page 2       To facilitate future management decisions, this Management Plan should be annually updated  with accurate tree records. The current management recommendations include removing all  ash 10 inches DBH and below, removing all ash in Poor, Critical, and Dead condition, treating the  remaining desirable trees in the population, and replacing removed trees (see page 8‐13).  Understand the economic threshold level. The economic threshold is the level in which the costs  involved in managing a pest infestation overshadow the value that a tree or plant is providing. In  an urban situation, the economic value of a tree can be tied to the benefits that a tree provides  (see page 4‐5 & Appendix E).   These benefits include, but are not limited to, aesthetic, environmental, and cultural benefits.  This concept, on a general level, amounts to determining whether or not a tree is worth the  costs of mitigation against a pest problem compared to its value to the community (see page 4‐5  & Appendix E).   Proactive, regular monitoring is perhaps the most important part of a pest management  program. Monitoring pest activity can be done using a variety of techniques, including visual  inspection, and, in some cases, use of specialized traps (see page 19).       We understand that these documents are large and would like to point out the pages that may be of the  most interest to you.  Please refer to pages 8‐13 for the Management Recommendations and Appendix  E for the 10‐Year Budget Table.     I look forward to answering questions you may have and discussing any aspect of the draft plan at the  meeting. Our timeline is to present the completed plan, with any revisions needed, at the March 4th City  Council Meeting.      Chuck Myers  Superintendent of Parks & Forestry  847‐810‐3565  SUBJECT: Approval of Capital Expense for Fitness Center Treadmills    PRESENTED BY: JASON BUSDEKER, FITNESS CENTER MANAGER    PURPOSE AND ACTION REQUESTED: Staff requests approval for capital expenses for replacement of five  LifeFitness treadmills by awarding the equipment purchase through National Joint Purchasing Alliance  (NJPA).      BACKGROUND/DISCUSSION: The existing treadmills originally purchased in February 2007 have reached  the end of their useful life. The average lifespan of a treadmill is 5‐7 years. The purchase is part of a  regular replacement schedule. The longer the existing treadmills remain in use, the increase likelihood  of increase maintenance costs and possible safety hazards. Poor equipment also negatively impacts  revenue potential. Staff will trade in six existing treadmills to help offset the cost of the five new  treadmills. The extra space from trading in the sixth treadmill will be used to add a smaller piece of  fitness equipment from our operational budget.    Whenever replacing equipment, we typically like to revisit our equipment type and bring in  demonstration options to receive feedback from current membership. Currently the Fitness Center has  all PreCor treadmills and staff opted to bring in a LifeFitness treadmill for membership consideration.  LifeFitness has been one of the leading brands of fitness equipment for the last several years. LifeFitness  offers top quality equipment proven to be able to handle high volume usage found in public fitness  facilities. Members were asked to complete a short survey comparing the existing Precor treadmills and  the LifeFitness treadmill. The results of the survey favored the purchase of the LifeFitness treadmill for  our upcoming replacement. By offering two different brands of treadmills, it will also offer variation to  the Fitness Center members.     BUDGET/FISCAL IMPACT: Funding for this project is part of the annual equipment replacement plan.  The purchase will be made through National Joint Purchasing Alliance (NJPA). National Joint Purchase  Alliance is a national municipal purchasing agency. They have gone through the bid process for fitness  equipment and the bid was awarded to LifeFitness (contract #021512‐LFF) effective June 2012. The City  of Lake Forest has held a current membership with NJPA since 1/31/10.     NJPA LifeFitness Expense Overview:  5 Treadmills  $46,296.00  Installation $2,105.75  Volume Discount ($16,241.00)  Trade‐ In Discount ($3,300.00)  Total Costs $28,860.75    Below is a summary of Project Budget:  FY13 Funding Source Amount  Budgeted  Amount  Requested  Budgeted?  Y/N  Capital Fund $30,000 $28,860.75 Y      RECOMMENDED PARK BOARD ACTION: Approval to purchase 5 LifeFitness treadmills in the Fitness  Center for the total of $28,860.75 funded from the Capital Improvement Fund.     LAKE FOREST FITNESS CENTER Personal TrainingGroup Exercise ClassesTennis Court Sports (Squash, Racquetball & Wallyball)ChildcareLake Forest Fitness Center Lake Forest Fitness Center1,252 MembersOver 30 pieces of Cardio EquipmentTreadmills, elliptical, steppers & bikesOver 30 pieces of Strength EquipmentSelectorized, cable systems, free weights & dumbbellsPersonal TrainingIndividualBuddy TrainingYouth and AdultFloor Supervisors Lake Forest Fitness CenterFY13 (year to date)FY12 FY11Revenue $365,405 $542,130 $519,172Expense $329,312 $513,275 $505,624Net $36,093 $28,855 $13,548Members 1252 1290 1413FY13 (Thru Dec ’12) Fy12 (Thru Dec ‘11)NetRevenue $365,405 $344,730 $20,675Expenses $329,312 $322,145 $7,167 Over 40 classes offered each weekStrength, Cardio, Yoga, Pilates, DanceVaries based on season and participationOpen to Members, Residents and Non‐ResidentsSign up can be done by Daily Drop‐In Fee, Punch Card or Registration.Group Fitness Classes Unlimited Punch Pass ClassesAccess to ALL Punch Pass Classes for 1 YearFitness Center Members ‐$279/yearResidents ‐$620/yearClasses can be as low as $2.02/class24 All Access Passes Sold January 1 – February 10, 2013Group Fitness Classes What’s NEW in 2013BoxingThursday 9:30am & 4:00pmSaturday 8:00amSunday 10:00am & 11:00amDefinitionsMonday 6:00pmExpress Abs Monday 7:00pm (20 min)Body BlastTuesday 6:00amFunctional Weights & TRXTuesday 6:30pmGroup Exercise Classes College Park Athletic ClubFall ‘12 Started 4thyear working with CPACYear round Indoor and Outdoor programsOffer classes for adults and youthNEW ‐Quick Start Classes at Rec CenterStarting Spring Session 2012Tennis FY13 (Thru Dec ‘12)FY12 FY11Revenue $59,330 $69,399 $64,287Expenses $35,305 $58,378 $51,158Net $24,025 $11,012 $13,129TennisFY ‘13 (Thru Dec ’12)FY12(Thru Dec ’11) NetRevenue $59,330 $62,031($2,701)Expenses $35,305 $44,123($8,818) Squash ProgramsYouth and Adult programsLake Forest AcademyLake Forest Country Day SchoolRacquetball LeaguesStarting week of Jan. 14Court Sports Serena Carbonell ‐New Squash Professional2ndTeam All American at Trinity College (CT)US Squash Level 1 Coach and RefereeJoined Recreation Department in August 2012Started Adult Squash League in January 2013 –10 playersStarting Jr. Squash League in February 2013Hosted Women’s Collegiate Squash Match –November 2012Notre Dame, U of Minnesota, Washington U (St. Louis)Hosted High School Invitational with Onwentsia Club– January 11‐13 Teams from Onwentsia Club, LifeTime Fitness, Chicago and St. Louis, MOCourt Sports FY13 (Year to Date) FY12 FY11Revenue $11,384 $27,347 $23,722Expenses $7,892 $18,621 $28,181Net $2,649 $8,726($4,459)*Court SportsFY13 (thru Dec ‘12)FY12 (Thru Dec ‘11)NetRevenue$11,384 $15,252($3,868)Expenses$7,892 $10,842($2,950)*Negative variance in FY11 due to Full Time staff costs.   February Promotion