Loading...
PARKS & RECREATION BOARD 2013/07/16 Packet PARKS AND RECREATION BOARD JULY 16, 2013 6:30PM at CITY HALL LAKE FOREST, ILLINOIS AGENDA I. CALL TO ORDER & ROLL CALL Curt Volkmann, Chairman David Brush Steve Hill Dan Jasica Charlie Kohlmeyer Lauren Turelli Paul “Skoo” Walker Wil Dixon, Student Member II. APPROVAL OF MINUTES A. Approval of June 18, 2013 Board Minutes III. OPPORTUNITIES FOR THE PUBLIC TO ADDRESS THE BOARD ON ITEMS NOT LISTED ON THE AGENDA IV. BID APPROVALS— A. Approval of Recreation Seasonal Brochure Bid—Presented by Jeff Wait, Superintendent of Special Facilities B. Approval of Tree Planting Bid—Presented by Chuck Myers, Superintendent of Parks and Forestry C. Approval of Annual Holiday Tree Light Bid—Presented by Chuck Myers, Superintendent of Parks and Forestry V. APPROVAL OF PARK BOARD MEETING SCHEDULE & FORMAT CHANGE— Presented by Mary Van Arsdale, Director VI. SPOTLIGHT: ENVIRONMENTAL COLLABORATIVE—Presented by Curt Volkmann, Environmental Collaborative Chairman VII. DIRECTOR’S REPORT A. Friends Foundation: Golf Fundraiser and Festival & Fireworks B. Golf Course Safety Concern C. Forest Park Project Update D. Upcoming Programs and Events E. Other VIII. COMMENTS BY BOARD MEMBERS IX. ADJOURNMENT The City of Lake Forest  Parks and Recreation Board  Meeting Minutes  June 18, 2013    I. Call to Order  The Parks and Recreation Board Meeting were called to order by Chairman Volkmann at  6:30p.m. The following were present:      Board Members: Mr. David Brush      Mr. Steve Hill      Mr. Dan Jasica       Ms. Lauren Turelli      Mr. Curt Volkmann, Chairman      Mr. Skoo Walker    Staff:  Ms. Mary Van Arsdale, Director of Parks and Recreation         Mr. Chuck Myers, Superintendent of Parks & Forestry      Ms. Sally Swarthout, Superintendent of Recreation       Mr. Jeff Wait, Superintendent of Special Facilities      Mr. Peter Gordon, City Forester      Mr. Rob Carmichael, Program Manager, WDC      Ms. Tricia Schwall, Administrative Assistant    II. Approval of Minutes  The meeting minutes of the April 16, 2013 Park & Recreation Board meeting were  presented.      Board Member Turelli moved for approval of the minutes and Board Member Brush  seconded.  The Board meeting minutes of the April 16, 2013 meeting were then  unanimously approved.    III. New Board Member Welcome  Chairman Volkmann welcomed new Board Member Charlie Kohlmeyer and new Student  Board Member Wil Dixon.  Neither Board Member was present at the meeting due to other  commitments.    IV. Emerald Ash Borer Information and Bid Approval  City Forester, Peter Gordon gave an overview of the Tagging and Removal Program.  He  shared that City parkway trees will be tagged first with residential trees to follow.  Trees will  be tagged with pink tags and ribbons for Dutch Elm Disease (DED) and green tags and  ribbons for Emerald Ash Borer (EAB).  City Forester Gordon walked the Board through the  process of tagging the trees and let them know the ash trees on public and private  properties would be tagged if they pose a threat to public health or safety or public  properties.        Chairman Volkmann asked if a resident receives a letter stating that they have 30 days to  remove a tree, they do not need a permit and that the letter would serve as their permit.   City Forester Gordon replied yes.  Chairman Volkmann asked if that could be made clearer in  the letter.  Board Member Jasica asked about the letter that states that a permit is required.   City Forester Gordon responded that the letter he is referring to is the letter that states the  tree is dying or dead, however does not pose a threat to public, therefore is not required to  be removed.  In that case a permit is required.      Board Member Hill asked about the difference between trees that pose a threat to public  health or safety or public properties and trees that pose a threat to private property or  neighbors.  City Forester Gordon explained the difference, including the logistical challenges  and liability factors.  Board Member Turelli wanted to know if the ash borer would infest  other plants and trees in the yard.  City Forester Gordon responded only if they are ash  trees.  Board Member Walker inquired about residents using who the City uses to remove  trees to benefit from costs.  City Forester Gordon shared that the City has looked into  consortium pricing for various components of the EAB process, however tree removal has  too many variables to consider it.  Chairman Volkmann expressed his concern on the  administrative portion of EAB, and whether the City had sufficient administrative support to  address the anticipated volume of calls.  City Forester Gordon explained the process and his  initial approach regarding the toll that EAB is taking on the Forestry section and Director Van  Arsdale indicated that the City may also utilize administrative staff from the Public Works  Department if volume requires this.  Board Member Brush asked about the policing of the  tree companies coming in to remove these trees.  City Forester Gordon explained that there  is no process in place to police who the homeowners are using.  There is a meeting  scheduled later this week with Community Development to work through some of the  permitting processes.  Board Member Brush also asked if the City is requiring residents to  replant if they remove a tree.  City Forester Gordon responded no due to potential  economic realities and the many variables on private property.      City Forester Gordon gave an overview of the FY ’14 bid for tree and stump removal.  He  shared that the bids came in quite a bit lower than they thought they would therefore they  would be able to remove more trees than anticipated.  He also let them know that they are  seeking approval to use the top three bidders for the removals, stating that they would be  using the lowest bidder first but would then have the flexibility of using all three if the  removals become too much for just one company to handle.  A discussion followed  regarding the pricing structure and how the work would be divided between the companies.    Also the difference between the original cost proposals for the tree removal and what is  actually coming in.  Requested Action:  Approval of a one year contract to Landscape Concepts Management,  Nel’s Johnson Tree Experts and Kinnucan Tree Experts not to exceed a total amount of  $100,000 for FY ’14 tree and stump removal of trees on City streets, City‐owned properties  and unimproved easements.    A motion was made by Board Member Brush to award a one year contract to Landscape  Concepts Management, Nel’s Johnson Tree Experts and Kinnucan Tree Experts not to  exceed a total amount of $100,000 for FY ’14 tree and stump removal of trees on City  streets, City‐owned properties and unimproved easements.  The motion was seconded by  Board Member Turelli.  The motion passed.    A discussion then followed regarding the great work the Forestry section is doing in  response to EAB, the acquisition of a new chipper, the sign boards and the community  workshop.    V. Proposed Changes to Park Board Meeting Schedule & Format  Director Van Arsdale proposed a change in the FY ’13‐14 Park Board meeting format and  schedule.  The proposed new schedule alternates monthly meetings between a televised  meeting and a Committee of the Whole (COTW) workshop format beginning in August 2013.   She shared that all of the meetings would be open to the public, posted with an agenda and  minutes would be taken.  The COTW meetings would be discussion purposes only, unless in  a rare instance due to critical timing.  Televised meetings would be at City Hall and COTW  meetings would be held at Municipal Services building.  A discussion ensued regarding the  meetings and in general, board members liked the proposed format change. Director Van  Arsdale let the Board know that this subject would come to the Board meeting in July for  approval.    VI. Spotlight:  Summer Camps  Program Manager Carmichael gave an overview of the Summer Camps offered through the  Rec Center.  There are a total of 17 different camps available and there are two week  options in addition to full camp sessions.  He shared the benefits of camps, the different  types of camps, the Counselor in Training program.  He also discussed the participation  levels over the past several years and well as a financial overview of the camps.  A discussion  followed regarding the sports camps and the drop in participation.  Board members  suggested contacting parents at the end of summer, while camp was still fresh in the minds,  as to any suggested revisions for the 2014 camp season. Staff indicated they would schedule  parent focus groups.    VII. Director’s Report     Judd Goldman Adaptive Sailing Program kicked off this past Saturday   Friends Foundation:  Golf Fundraiser and Festival & Fireworks  i. The Golf Fundraiser took place on June 7th  ii. Festival & Fireworks will be held on July 4th    Golf Course Promotions   i. Sunday afternoon family golf available  1. $50 – 5 players after 3pm  ii. Looking into using TravelZoo for coupon marketing   Forest Park Project Update  i. Family Fun Fest will be held Saturday, August 25th 11am‐1pm at the park  ii. Groundbreaking Ceremony will be held on July 27th at 9:30am  iii. Infrastructure is starting the week following the Family Fun Fest   Upcoming Programs and Events  i. 2,500 Lake County students participated in Environmental Education  Program ‐ WDC  ii.  Rob Carmichael – WDC received a $1,500 from Zion Solutions to lead a  special study at the Illinois Beach State Park  iii. Raging Waves at the beach is kicking off with rave reviews  iv. Deerpath Golf Course has a new food vendor also  VIII. Comments by Board Members  There were no comments.    IX. Opportunities For The Public To Address The Board On Items Not Listed On The Agenda  There were no comments.    X. Adjournment  Board Member Jasica moved to adjourn the meeting.  Board Member Brush seconded.  The  meeting was adjourned at 7:46 p.m.          Respectfully Submitted            Tricia Schwall        Administrative Assistant      SUBJECT: Seasonal Brochure Printing Bid    PRESENTED BY: JEFFREY WAIT, SUPERINTENDENT OF SPECIAL FACILITIES    PURPOSE AND ACTION REQUESTED: Staff is seeking Park Board approval to award the Department’s seasonal  brochure printing services to J.W. Swift Printing Company for the 2014 calendar year.    BACKGROUND/DISCUSSION: The Recreation Department’s main avenue of marketing its seasonal program  offerings is through the three seasonal brochures; Winter/Spring, Summer/Camps and Fall. Staff works diligently  months prior to residents receiving their copy to develop the content and graphic design before submitting to a  vendor for printing and mailing. Prior to bidding all 3 seasonal brochures together, staff sought individual quotes  for each brochure which was time consuming and inconsistent. Bidding the entire year of brochures will ensure  consistent deliverables and allow potential volume savings.    Adhering to Administrative Directive 3‐5 relating to Purchasing Procedures, staff sent out bid packets to 11 local  printing companies. Staff also submitted bid notifications to Pioneer Press and the Sun‐Times at least 10  business days before they bid opening. On July 5th promptly at 9:30am staff held a bid opening.    Three vendors submitted bids with the results detailed below. As this is the first time staff has bid out this  service, staff reached out to all printers who were sent bid packets to ascertain why they chose not to bid. Many  of the printers submitted quotes in the past and have not been awarded the brochure printing projects. They  indicated, based on past experience, they would not able to provide a competitive bid for this type of work and  did not want to spend the time compiling the bid when they would not be awarded the project.     BUDGET/FISCAL IMPACT:  John Swift Co. Inc. was the lowest bidder at $27,762.  The Department has previously  worked with this printer. Swift has produced the last two seasonal brochures and staff is familiar with the  quality of their work.                Below is a summary of Project budget:     FY2014 Funding Source Amount Budgeted Amount Requested Budgeted?  Y/N  220‐8048‐451‐60‐13 $34,000 $27,762* Y    * Plus additional four pages if needed.    RECOMMENDED PARK BOARD ACTION: Approval to award the Recreation Department’s 2014 seasonal  brochure printing services to J.W. Swift Printing Company for the base bid amount of $27,762 and additional 4‐ page incremental costs of $377 per brochure if needed.   Vendor Base Bid Amount Additional 4‐page Amount  Darwill Press Inc. $40,987 Did not submit   Haapanan Brothers Inc. $31,246.13 $540 / brochure  John Swift Co. Inc. $27,762 $377 / brochure  SUBJECT: Approval of Contract for Annual Tree Planting for FY14 Budget Staff Contact: Peter Gordon City Forester, 810-3563 PURPOSE AND ACTION REQUESTED: Staff is seeking approval to enter into a one year contract with Guy Scopelliti Landscape for the planting of trees on City streets, parks and other City owned properties. This contract is for planting only and does not include the purchase of trees. BACKGROUND/DISCUSSION: The City’s Forestry section typically plants 200 trees a year; however, with the increase of tree removals resulting from Emerald Ash Borer (EAB) we anticipate planting approximately 400 2” - 3” trees in FY14. These trees will be primarily planted along City streets but may also include City parks and City-owned properties. BUDGET/FISCAL IMPACT: Funding for the annual tree planting contract is budgeted in the Fund 311, Capital Projects. The results of the bid process confirmed that outsourcing of tree planting will be cost efficient. Staff received three (3) bids for the tree planting detailed below. FY14 Tree Planting Bid Data Overview: Trees 1.0”-2.0” Trees 2.1”-3.0” Trees 3.1”-4.0” Trees 4.1”- 5.0” Total* Guy Scopelliti Landscape $75.00 $95.00 $200.00 $380.00 $38,000 Gro Horticultural Enterprises, Inc $104.00 $161.00 $222.00 $317.00 $64,400 Rosborough $260.00 $375.00 $570.00 $780.00 $150,000 *Based on planting 2.1” – 3.0” trees Guy Scopelliti Landscape was the low bidder and has experience working in Lake Forest and has satisfactorily performed other projects for The City in recent years. Summary of Project Budget: FY ’14 Funding Source Amount Budgeted Amount Requested (Not to Exceed) Budgeted? Y/N Capital Fund 311 $ 100,000 $ 40,000 Y *remaining funds of $60,000 are for the purchasing of trees from multiple vendors RECOMMENDED PARK BOARD ACTION: Park Board recommends to City Council approval of a one year contract not to exceed $40,000 to Guy Scopelliti Landscape for the planting of trees on City streets, parks and City-owned properties . SUBJECT: Approval of Contract for Installation of Holiday Lights in the Central Business District and Waukegan  & Everett Road Berm  Staff Contact: Peter Gordon City Forester, 810‐3563    PURPOSE AND ACTION REQUESTED: Staff is seeking approval to enter into a two year contract with MacFarlane  Douglass & Companies for the installation of holiday lights in the Central Business District (CBD) and Waukegan  & Everett Road berm (located on the southwest corner).     BACKGROUND/DISCUSSION:  The City’s annual tree lighting program is approaching its 30th year.  This event has  brought generations of Lake Forest families together to celebrate the holiday season. The CBD is lit with over  120,000 lights that brighten Western Avenue from Deerpath Road north to Westminster Avenue and includes  Historic Market Square.  Residents and visitors are drawn to the CBD to begin their holiday shopping season  under the glow of these tiny white lights.  Lights also shine on The City’s west side as the berm located on the  southwest corner of Waukegan and Everett Roads is lit with thousands of lights that welcome residents and  visitors into the community. The City’s Forestry staff also places two large evergreen trees in Market square and  the Telegraph Road Train Station to welcome in the holidays.    BUDGET/FISCAL IMPACT: Funding for the installation of Holiday Lights is budgeted in the Forestry Fund 220  contractual line item. The City began bidding this work contractually approximately ten years ago to lock in the  price within a two‐year cycle; year one complete replacement and year two replacement where needed. This  year’s bid results confirms that outsourcing of the holiday lighting program continues to be the most cost  efficient approach and allows for the section to focus on other forestry operations.  Staff received three (3) bids  for the holiday lights as detailed below.    FY14 Holiday Lights Bid Data Overview:       Year 1  Complete  Replacement  Year 2  Replacement  Lights Total  MacFarlane Douglass & Co. $27,000 $9,000 $36,000  The TLC Group, LTD $26,240 $10,080 $36,320  Temple Display, LTD $77,500 $7,500 $85,000    Macfarlane Douglass & Companies was the low bidder and has experience installing holiday lights. They have  not worked for The City of Lake Forest before; however, references were checked with favorable results.    Summary of Project Budget:    FY ’14 Funding Source Amount Budgeted Amount  Requested  Budgeted?  Y/N  Fund 220 Park Operations $ 31,000 $ 27,000 Y  FY ’15 Funding Source Amount Budgeted Amount  Requested  Budgeted?  Y/N  Fund 220 Park Operations To Be Budgeted $ 9,000 N      RECOMMENDED PARK BOARD ACTION: Park Board recommends to City Council approval of a two year  contract in the amount of $36,000 to MacFarlane Douglas & Companies to provide the installation of holiday  lights in the Central Business District (CBD) and Waukegan and Everett Road berm (located on the southwest  corner).  V:\Recreation Board\Board Packets 2013\Board Mtg 07-16-13\MeetingScheduleChangeFY13-14.doc     SUBJECT: Proposed Change to Park Board Meeting Format and Schedule FY13‐14    PRESENTED BY: MARY VAN ARSDALE, DIRECTOR, 810‐3918    PURPOSE AND ACTION REQUESTED: Chairman Volkmann and Director Van Arsdale have  proposed a change in the FY13‐14 Park Board meeting format and schedule. The proposed new  schedule alternates monthly meetings between a televised meeting and a committee‐of‐the‐ whole workshop format beginning in August 2013. This agenda item was discussed at the June  18, 2013 televised meeting and adoption of the new schedule is sought at the July 16, 2013  meeting.    BACKGROUND/DISCUSSION: Over the past year, various board members have expressed a  desire to facilitate a more collaborative and in‐depth discussion on items related to Parks and  Recreation services before the items come to final recommendation for Park Board approval.  Implementing a Committee‐of‐the‐Whole (COTW) workshop environment on alternating  months would allow the Park Board to provide staff with feedback and provide an enhanced  opportunity to bring professionals or experts to a meeting to share knowledge and insight into  projects while they are in the development stage. Ultimately, the goal of the COTW workshop  format is to provide the opportunity for the Park Board to feel more engaged with the topic  during its development instead of becoming engaged only at the stage of approval. The annual  Park Board COTW capital improvement project planning meeting is one such existing example of  creating a collaborative environment to explore direction together. Staff can share some other  examples at the meeting of upcoming topics that may benefit from this meeting style format.     To meet the very important goal of transparency and accessibility to all residents, the meeting  formats will adhere to the following guidelines:    1. All meetings, televised or COTW, will be open to the public and posted with an agenda  in accordance with Open Meeting Act legal requirements.  2. Minutes for all meetings, televised or COTW, will be kept and posted in accordance with  Open Meeting Act legal requirements.  3. COTW meetings will be for discussion purposes only. Typically no action would be taken  at these meetings. Action items would be brought forward for approval at televised  meetings. In the rare instance due to critical timing needs, action may be sought at a  COTW meeting but only if the COTW meeting agenda notices that action is being  sought.  4. COTW meeting attendance will be deemed as critical and required as monthly, televised  meetings, i.e. we would not want Park Board members to view COTW meetings as  optional.   5. Televised meetings will be held at City Hall (unless in conflict with a moved City Council  meeting). COTW meetings will be held at Municipal Services.  6. This schedule does not negate the possibility of joint meetings with other boards such as  the Property and Public Lands Committee or sub‐committee meetings of the Park Board,  if necessary.    Staff has attached a chart that outlines the meeting dates, formats and tentative key topics that  annually fit the monthly meeting timing. Before bringing this option to the Park Board, Director  Van Arsdale did discuss this meeting format with the City Manager.    RECOMMENDED PARK BOARD ACTION: Adoption of the Revised Parks and Recreation FY14  Meeting Schedule and Format.  V:\Recreation Board\Board Packets 2013\Board Mtg 07-16-13\MeetingScheduleChangeFY13-14.doc     PARKS & RECREATION BOARD  PROPOSED FY2013‐14 MEETING SCHEDULE    Meeting Date Meeting Format June 18, 2013 Televised Board Meeting  July 16,  2013 Televised Board Meeting  August 28, 2013* COTW *note not 3rd Tuesday  September 17, 2013 Televised Board Meeting: Annual Fees for Golf, Fitness, Lakefront,  Athletics, Parks ; Kemper Year 3  Agreement  October 15, 2013 COTW: Capital Improvement Plan November 19, 2013 Televised Board Meeting  December 17, 2013 COTW or no meeting  January 21, 2014 Board Meeting at Municipal  Services (Park Board bumped from  City Hall as that City Council moves  its meeting to Tuesday because of  Martin Luther King Day)  February 18, 2014 COTW March 18, 2014 Televised Board Meeting  April 15, 2014 COTW May 20, 2014 Televised Board Meeting    Special Notes:  1. All meetings will be open to the public and posted with an agenda in accordance  with the OMA requirements.  2. Televised meetings will be held at City Hall. Committee of the Whole meetings  will be held at Municipal Services.  3. Additional Sub‐committee meetings may be held in addition to the meetings  listed above.   4. Also to be scheduled in early fall is a special strategic planning meeting with the  Friends of Parks and Recreation Foundation.  7/9/2013 1 Lake Forest’s Commitment to Environmental Stewardship July 16, 2013 Background Lake Forest’s 1861 motto: “Naturae et Scientiae Amor”, or “Love of Nature and Science.” 2012 Strategic Plan includes focus on environmental stewardship Signed the Sierra Club’s 2015 Cool Cities Sustainability Agreement Formed a Collaborative to help achieve the objectives of the Strategic Plan and Sustainability Agreement 7/9/2013 2 Lake Forest Collaborative for Environmental Leadership City of Lake Forest Lake Forest College Lake Forest High School District 115 Lake Forest Elementary School District 67 Lake Forest Open Lands Association Statement of Purpose “The Collaborative will help educate and coordinate environmental action and promote sustainable practices within the community. The role of the Collaborative is … to assist the community in identifying … issues and … new programs … that encourage environmental thinking and action to protect Lake Forest’s unique natural heritage, enhance its residents’ quality of life, improve the value of the community … and expand resident pride in their community and conservation ethic. The Collaborative will … work closely with the City’s key institutions to define conservation and environmental goals, identify and enact policies and programs that positively influence behavior, promote citizen involvement and awareness, and protect and restore the community’s unique natural heritage.” 7/9/2013 3 Collaborative Goals Promote awareness of environmental concerns such as water quality, ravine and bluff degradation, invasive species, air quality issues, tree disease and pest threats, and reduction of waste. Develop and promote awareness of community-wide projects and programs aimed at improving our natural environment and quality of life. Engage a network of resident volunteers to take action to address environmental issues and manage the natural resources of the City. Assist in the development of responsible environmental standards, City ordinances and policies, and promotion of educational awareness of environmental practices in our community. Current Areas of Focus Re-greening Lake Forest Ravine restoration “Where does it come from, where does it go?” education series Water (July 18) Energy Solid Waste 7/9/2013 4 If you want to get involved … Please contact: Curt Volkmann (volkmanncurt@gmail.com) Chuck Myers (MyersC@cityoflakeforest.com) John Sentell (jsentell@lfola.org) Glenn Adelson (GAdelson@lakeforest.edu) Jim Sullivan (jsullivan@lfschools.net) Kristin McCain (kristinmccain@gmail.com)