Loading...
PARKS & RECREATION BOARD 2012/12/11 MinutesThe City of Lake Forest  Parks and Recreation Board  Meeting Minutes  December 11, 2012    I. Call to Order  The Parks and Recreation Board Meeting were called to order by Chairman Volkmann at  6:32 p.m. The following were present:      Board Members: Mr. David Brush      Mr. Steve Hill      Mr. Dan Jasica       Ms. Lauren Turelli      Mr. Curt Volkmann, Chairman      Mr. Skoo Walker      Mr. Daniel Saffrin, Student Member    Staff:  Ms. Mary Van Arsdale, Director of Parks and Recreation      Mr. Chuck Myers, Superintendent of Parks & Forestry      Ms. Sally Swarthout, Superintendent of Recreation       Mr. Jeff Wait, Superintendent of Special Facilities      Ms. Tricia Schwall, Administrative Assistant      II. Welcome to New Board Member, David Brush  Chairman Volkmann welcomed Mr. David Brush to the board.    III. Approval of Minutes  The meeting minutes of the October 9, 2012 Park & Recreation Board meeting were  presented.       Board Member Jasica moved for approval of the minutes as amended and Board Member  Hill seconded.  The Board meeting minutes of the October 9, 2012 meeting were then  unanimously approved.    IV. Lakefront Revetment & Site Investigation Study – Preliminary Report  Mr. Dan Veriotti, Project Manager and Project Coastal Engineer from Baird & Associates,  Ltd. provided a preliminary status report on their site study of the revetment walls at Forest  Park Beach.   Mr. Veriotti gave the board a project overview, some information regarding  previous studies at the beach and information on the current study, including data  collection, data analysis and the summary and recommendations.  The report indicated that  the revetment walls were performing as designed and no immediate concerns need to be  addressed. However, the report identified some concerns with sand particle size and its  impact on performance of the beach cells. The report recommends further study of the sand  in upcoming years. A discussion followed regarding the study and future timing  considerations.    V. Revised Lakefront Boat Basin Dredging Policy  Superintendent Jeff Wait gave a presentation regarding the criteria of the Lakefront boat  basin’s second dredge.  The two changes that are recommended are the date of the last  reading and expanding the area for second dredging.  Chairman Volkmann asked where the  dredged sand is deposited.  Superintendent Wait responded the sand is discharged into a  pipe on the south end of the lakefront area.  Board Member Jasica wanted to know why the  change of the date for the last reading is important.  Superintendent Wait responded that  the original date was put into place because of the time needed to get the crane to the  beach and that is not needed at this point.     Requested Action:  Approval of the revised Lakefront Boat Basin Dredging Policy,  becoming effective in FY ‘14.    A motion was made by Board Member Jasica to approve the revised Lakefront Boat Basin  Dredging Policy, becoming effective in FY ‘14.  The motion was seconded by Board  Member Hill.  The motion was passed.    VI. Lakefront Food Concession Agreement  Superintendent Wait gave a presentation on the Lakefront food concession agreement  including a background on why a new vendor was being sought.  He gave an overview of the  company, Ruprecht, which was chosen from the RFP process.  He reviewed the menu and  the rent proposal from Ruprecht.  Board Member Turelli asked how the pricing of the menu  was.  Superintendent Wait responded that the pricing was reasonable and gave a few  examples.  Board Member Brush inquired about the food allergy policy for Ruprecht.  Two  representatives from Ruprecht answered that there is nutritional values available for every  food that is produced and they would be able to provide them.  There is no guarantee that  the products were not produced without nuts in the area.  However, if a need arose they  would be able to produce a nut free product.    Board Member Hill asked if Ruprecht is the same company that provides Steakhouses with  their meat.  Ruprecht representatives responded yes.  He also had some concern as to the  effect this change would have on the current concession company and asked if that was  looked at.  Superintendent Wait responded that he did not know the answer.  Board  Member Jasica also wanted to know if the bid from Ruprecht also included the golf course,  to which staff responded no as that they were very different business models.  Chairman  Volkmann shared his concerns regarding the new venture for Ruprecht.  Ruprecht assured  him that they have been in the restaurant business for a long time and with their experience  and commitment they are looking to make this and future ventures work.  Student Member  Saffrin asked if the agreement with Ruprecht is not approved would they look to stay with  the current vendor or go off in another direction.  Superintendent Wait answered that they  would probably work with the current vendor but make some improvements.  Director Van  Arsdale added that the City has a clause in the agreement regarding performance of any  vendor.    Requested Action:  Approval to pursue the development of a three‐year agreement with  Ruprecht Company DBA – Raging Kitchen to provide food and beverage service at Forest  Park Beach.    A motion was made by Board Member Turelli to approve the development of a three‐year  independent agreement with Ruprecht Company DBA – Raging Kitchen to provide food  and beverage service at Forest Park Beach.  The motion was seconded by Board Member  Jasica.  The motion was opposed by Student Member Saffrin.  The motion was passed.    VII. Spotlight:  Stirling Hall Arts Center  Joe Mobile, Recreation Manager, gave an overview of the Stirling Hall Arts Center.  He  reviewed the history of Stirling along with the financials and participation of classes.  He  gave the board a “tour” of the facility by letting them know about all of the different  techniques used in ceramics and the rooms located at Stirling that each of these take place  in.  Manager Mobile also shared that the rooms at Stirling may be rented out.  Stirling is the  only studio in the area that provides the students with five different selections of firing  methods.  Manager Mobile then introduced the new Stirling Hall Arts Center Director,  Rebekah Diamantopoulos Jones who started with the Center in August.  Board Member Hill  asked if the revenue from the Stirling Hall Art Show goes to the artist or the center.   Manager Mobile responded that the Center does receive a percentage of the proceeds.   Board Member Turelli asked if there was a breakdown of resident vs. non‐resident  attendance at the classes.  Manager Mobile responded that the adult classes are more non‐ resident driven but the youth classes are more resident driven; he did not have the exact  numbers with him.      VIII. Director’s Report  Mary Van Arsdale, Director of Parks & Recreation announced that she would be revamping  the sub‐committee assignments for the board due to the change in members.  She  mentioned that due to a conflict at City Hall, next month’s Board meeting will be held at the  Municipal Services building at 800 N. Field Drive at 6:30 p.m. on February 19, 2013 and will  not be televised.  The following items were also mentioned:   The golf course is officially closed    Frost Fest is tentatively scheduled for January 12, 2013 from 1‐3 p.m.   All‐inclusive passes are now on sale at the Rec Center   The Wildlife Discover Center will have extended hours over winter break    The Polar Express will also be coming up soon.    IX. Comments by Board Members  There were no comments.    X. Opportunities For The Public To Address The Board On Items Not Listed On The Agenda  There were no comments.    XI. Adjournment  Board Member Hill moved to adjourn the meeting.  Board Member Jasica seconded.  The  meeting was adjourned at 8:03 p.m.              Respectfully Submitted             Tricia Schwall        Administrative Assistant