Loading...
PARKS & RECREATION BOARD 2014/08/19 MinutesThe City of Lake Forest  Parks and Recreation Board  Meeting Minutes  August 19, 2014    I. Call to Order  The Parks and Recreation Board Meeting was called to order by Acting Chairman Curt Volkmann at  6:30p.m. The following were present:      Board Members: Mr. David Brush      Ms. Sondra Douglass      Mr. Dan Jasica      Mr. Charlie Kohlmeyer      Mr. Curt Volkmann, Acting Chairman      Mr. Skoo Walker       Staff:  Ms. Mary Van Arsdale, Director of Parks and Recreation      Ms. Sally Swarthout, Superintendent of Recreation      Mr. Jeff Wait, Superintendent of Special Facilities      Ms. Tricia Schwall, Administrative Assistant    Special Guests: Mr. Mike Adelman, Alderman      Mr. Tighe Magnuson – LF/LB Joint Recreation Task Force – Co‐Chair      Mr. Chris Mosbarger – LF/LB Joint Recreation Task Force – Co‐Chair    II. Approval of Minutes  The meeting minutes of the May 20, 2014 Park & Recreation Board meeting were presented.      Board Member Jasica moved for approval of the minutes and Board Member Kohlmeyer  seconded.  The Board meeting minutes of the May 20, 2014 meeting were then unanimously  approved.    The meeting minutes of the May 28, 2014 Park & Recreation Capital Visioning Workshop were  presented.      Board Member Jasica moved for approval of the minutes and Board Member Brush seconded.  The  Capital Visioning Workshop minutes of the May 28, 2014 Workshop were then unanimously  approved.    The meeting minutes of the June 17, 2014 Park & Recreation Board meeting were presented.      Board Member Kohlmeyer moved for approval of the minutes and Board Member Douglass  seconded.  The Board meeting minutes of the June 17, 2014 meeting were then unanimously  approved.    The meeting minutes of the June 26, 2014 Park & Recreation Board Workshop with the Golf  Advisory Committee were presented.    Board Member Brush moved for approval of the minutes as amended and Board Member Walker  seconded.  The Board Workshop with the Golf Advisory Committee minutes of the June 26, 2014  meeting were then unanimously approved.      III. Opportunities for the Public to Address the Board on Items not listed on the Agenda  There were no comments.    IV. Lake Forest/Lake Bluff Joint Recreation Task Force   Mr. Tighe Magnuson and Mr. Chris Mosbarger, LF/LB Joint Recreation Task Force –Co‐Chairs gave  an overview of the task force and what they were charged with as a group.    They shared that their  primary focus was finding synergies between the two communities in the areas of programming,  aquatics, beach and golf courses.  The primary take‐aways from this group were: both operations  are operating on a very lean basis, there are opportunities for greater reciprocity of services  between the two communities and more transparency of operations between the two entities going  forward.  They then share the summary observations which Mr. Magnuson discussed as mostly  being sharing, collaborating and working together.  He added that there needed to be more time  spent on looking at sharing of large capital items.      Mr. Magnuson gave the recommendations for the Programming between the two communities  including; reciprocal use with no Lake Forest/Lake Bluff non‐resident fees, super pass concept,  investigate consolidating the two brochures (though may be too challenging) and combining  programs.  A short conversation followed on timing related to further investigation.    Mr. Mosbarger gave the recommendations for the Aquatic Facility including: further research into  the revenue impact, better record attendance, survey Lake Forest residents to determine interest,  explore willingness to share responsibility/stewardship of aquatic facility and research the possibility  of a super joint resident pass for joint use of aquatic facility, beach, paddle & both golf courses.    Mr. Mosbarger then gave the recommendations for the Beach including: joint training/cross training  Lake Forest/Lake Bluff lifeguards, parking continuing to be a problem that makes beach access  reciprocity difficult, track usage by respective communities at each beach to determine how much  crossover, allowing reciprocity at beaches when one is closed and exploring opportunities to cost  share on future capital equipment expenditures.    Mr. Magnuson gave the recommendations for Golf including: eliminate non‐resident daily fees for  Lake Forest/Lake Bluff residents at each other’s course, initiate 10‐punch pass to be used at either  golf courses, separate 10‐punch pass for non‐Lake Forest/Lake Bluff residents (higher rate than  residents), create a Lake Bluff golf advisory committee to work with Lake Forest golf advisory  committee, independent review by golf operations consultant to develop options regarding  feasibility of consolidating operations.    Mr. Magnuson ended with the overall recommendations from the group.  There should be greater  transparency of operations between the two groups to create reciprocity and cost sharing where  applicable.  There could be further cost savings from a broader initiative between the two  communities by leveraging some common services.  Finally, create a survey to Lake Forest/Lake  Bluff residents on interests by them regarding reciprocity and cost sharing opportunities.  A short  conversation regarding what to do going forward.    V. Advisory Authorization to Expend Capital Funds and Award Contract with Vermont Systems, Inc.  for Recreation Software Replacement Project  Director Van Arsdale gave the board a brief history of the need to replace the current Recreation  Software.  She explained why they chose Vermont Systems, Inc. (VSI).  She shared the benefits to  hosting the software on‐premises as opposed to going with vendor hosting.  She then explained all  of the different modules that would be used with VSI and the benefits they have for other  departments also.  Director Van Arsdale gave a summary overview of the price quote from VSI.  She  explained why there would be additional costs to the City.  Board Member Brush asked about  sufficient licenses.  Director Van Arsdale explained the number of licenses that would be provided  and additional features that come with the licensing.  Board Member Volkmann asked about  training for employees.  Director Van Arsdale stated that initial training is built into the price of the  system.  She also explained that additional costs could potentially be shared with other communities  in the area that also have VSI as their software provider.    Requested Action:  Recommend to City Council the award of contract with Vermont Systems, Inc. for  the replacement of the Parks and Recreation Department software system at an expense of  $143,999 and the City additional expense of $29,277 for a total project cost of $173,276 to be  funded from Parks and Recreation Fund 220.    A motion was made by Board Member Brush to award the contract to recommend to City Council  the award of contract with Vermont Systems, Inc. for the replacement of the Parks and Recreation  Department software system at an expense of $143,999 and the City additional expense of  $29,277 for a total project cost of $173,276 to be funded from Parks and Recreation Fund 220.  The  motion was seconded by Board Member Kohlmeyer.  The motion passed.    VI. Advisory approval of Resolution to Ratify NSSRA Board Action to Sell Property  Director Van Arsdale gave the board a brief history of NSSRA and the Facility Acquisition Plan.  She  shared that the next step in the process is for NSSRA to petition the Cook County Circuit Court to  gain permission to sell NSSRA’s current building in Northbrook.   She explained why NSSRA has to file  this petition.       Requested Action:  Advisory approval of Resolution to ratify NSSRA Board action authorizing petition  to Circuit Court for leave to sell NSSRA property no longer needed for Park or Special Recreation  purposes.    A motion was made by Board Member Brush to give advisory approval of Resolution to ratify  NSSRA Board action authorizing petition to Circuit Court for leave to sell NSSRA property no longer  needed for Park or Special Recreation purposes.  The motion was seconded by Board Member  Douglass.  The motion passed.    VII. Spotlight:  Deerpath Golf Course 2014 Season Update  Superintendent Wait gave an update to Deerpath Golf Course FY 15 first quarter performance.  He  explained that this information is unaudited and informational only.  He explained the course and  weather conditions during that time period and how that had an impact on play.  He showed the  comparison between memberships during 2013 and 2014.  A short conversation followed regarding  memberships.  Superintendent Wait showed comparisons between FY 14 and FY 15 YTD revenues.   Board Member Volkmann asked why there no projected budget numbers for instructional services.   Superintendent Wait responded that he overlooked this line item estimate when the budget was  prepared.  Board Member Volkmann also inquired as to why there is an increase in instruction does  not translate into increased play.  Superintendent Wait gave his thoughts as to why that is  happening.  A conversation followed.  Board Member Walker asked for a future breakdown of the  instructions, i.e., adults, campers, etc. Superintendent Wait then showed comparisons between  FY14 and FY 15 YTD expenses.  A conversation ensued regarding expenses.  Board Member  Volkmann asked that there be a better understanding of the numbers by the time the joint meeting  between the board and the advisory committee meeting at the end of August.  He also discussed  the different course related projects that have been completed or will be completed at the golf  course.  VIII. Director’s Report  Director Van Arsdale gave a department update.    A. Thanked staff and community for participation in the Lake Forest Run   B. COTW and Golf Advisory Committee meeting will be on August 28th  C. Coming up  i. Family Beach Campout – September 6 & 7  ii. Still taking registration for Fall   iii. Book Sale coming up September 11‐14  iv. Maintenance week at the Rec Center wrapped up last week    II. Comments by Board Members  A. Board Member Kohlmeyer commented that the Deerpath Tennis courts look great  B. Board Member Jasica commented that Festival & Fireworks was a great event    IX. Adjournment  Board Member Brush moved to adjourn the meeting.  Board Member Douglass seconded.  The  meeting was adjourned at 7:51 p.m.          Respectfully Submitted                Tricia Schwall        Administrative Assistant