Loading...
PARKS & RECREATION BOARD 2014/09/16 MinutesThe City of Lake Forest  Parks and Recreation Board  Meeting Minutes  September 16, 2014    I. Call to Order  The Parks and Recreation Board Meeting was called to order by Chairman Steve Hill at 6:30p.m. The  following were present:      Board Members: Mr. David Brush      Ms. Sondra Douglass      Mr. Steve Hill      Mr. Charlie Kohlmeyer      Mr. Curt Volkmann      Mr. Skoo Walker       Staff:  Ms. Mary Van Arsdale, Director of Parks and Recreation      Ms. Sally Swarthout, Superintendent of Recreation      Mr. Jeff Wait, Superintendent of Special Facilities      Mr. Peter Gordon, City Forester      Mr. Joe Mobile, Program Manager      Ms. Tricia Schwall, Administrative Assistant    Special Guests: Mr. Mike Adelman, Alderman      Mr. Steve Skinner, KemperSports      Mr. Rick Walrath, General Manager, Deerpath Golf Course      Mr. Mike Williams, KemperSports      Mr. Ben Blake, KemperSports    Chairman Hill recognized Dan Jasica for his service as a board member on the Parks & Recreation board.    II. Approval of Minutes  The meeting minutes of the August 19, 2014 Park & Recreation Board meeting were presented.      Board Member Douglass moved for approval of the minutes and Board Member Volkmann seconded.   The Board meeting minutes of the August 19, 2014 meeting were then unanimously approved.    The meeting minutes of the August 28, 2014 Park & Recreation Special Meeting with Golf Advisory  Committee were presented.      Board Member Walker moved for approval of the minutes and Board Member Volkmann seconded.   The Board meeting minutes of the August 28, 2014 meeting were then unanimously approved.    III. Opportunities for the Public to Address the Board on Items not listed on the Agenda  Mr. Rich Chapman, 1090 S. West Fork Drive – Mr. Chapman wanted to speak up about Hunter Ratliff’s  contribution to the sailing program over the past few years.  He also wanted to express the desire of the  Yacht Club for the Recreation Center to search for a suitable candidate to replace Mr. Ratliff.      Mr. Scott Herman, 1100 Inverlieth Road – Mr. Herman  is a board member of the Judd Goldman  Adaptive Sailing Foundation and would like have someone brought in who can continue the adaptive  sailing program.  He also mentioned that the foundation would be happy to help with the candidate  search.    IV. Deerpath Golf Course Future Management Structure  Director Van Arsdale gave the board an overview of the structure of the golf course management in the  future.  She shared the progress of the community conversations that have happened over the past six  years and the financial history of the golf course since 2007.  She explained the hybrid structure that was  put into place with KemperSports after the 2011 RFP process and the new revenue strategies that were  achieved after KemperSports took over the management of the marketing and sales.  Director Van  Arsdale described some of the challenges that occurred during this hybrid service and gave an overview  of the opportunities under one management entity.  She then explained the financial proformas that  were created under four different revenue and expense scenarios.  A discussion followed regarding the  benefits and issues related to the various management scenarios and the required fund transfer  challenges.    Mr. Sean Walsh, 140 E. Park Avenue – Mr. Walsh shared that he initially had concerns regarding  KemperSports coming in as a management company for the golf course.  However, he believes that since  KemperSports has been managing the course everything has worked fabulously.    A motion was made by Board Member Curt Volkmann to recommend to City Council to begin  negotiating a contract with KemperSports for full management of the golf course beginning in 2015.   The motion was seconded by Board Member David Brush.  A roll call vote was taken.  Voting aye:  Brush, Douglass, Hill, Kohlmeyer, Volkmann, Walker (6).  Voting nay: (0). Absent:  None (0). Abstain:  None (0). Motion carried.    V. Annual Special Facility Fee Recommendations for FY ‘16  Superintendent Wait brought before the board the recommendations for FY ’16 proposed fees for the  Lakefront and the Lake Forest Fitness Center.  For the lakefront there would be a small increase in the  fees.  He shared a competitive analysis for the neighboring lakefronts and a growth chart for revenues  with the proposed fee increase.  A conversation followed regarding the non‐resident fees and doing  some form of reciprocity with Lake Bluff.  Director Van Arsdale indicated that it may be best to wait on  reciprocity until the Joint Task Force initiatives are implemented and that it would require a reciprocity  agreement. In addition, she asked the board which of the lakefront increases they were most concerned  about.  Board Member Volkmann responded that he is not comfortable with the difference in the  resident vs. non‐resident fees across the board.  Chairman Hill asked resident and Yacht Club member  Mr. Herman to give his thoughts on the rack storage and sharing with Lake Bluff. Mr. Herman indicated  that there is a difference but also that Lake Bluff is primarily a sunfish launch facility.    Chairman Hill made a recommendation that staff take a closer look at the resident vs. non‐resident fees  and bring back to the board at the October meeting for further discussion and approval.      Superintendent Wait then presented the fitness center fees for FY ’16.  He gave an overview of the  comparisons between the fitness center and other area fitness centers.  He then showed the board what  the revenue growth would be with the 2.5% increase.  Chairman Hill asked about the total number of  memberships or usage the fitness center currently has. Superintendent Wait responded that he would  get that information for him.  A conversation followed.      Chairman Hill made a recommendation that staff take a closer look at the membership data and give  the board a 3 year history of memberships and where we are positioned in the industry. Chairman Hill  requested that this additional information be provided and brought to the board for approval at the  October meeting.    VI. Emerald Ash Borer Program Update  City Forester Peter Gordon gave the board an overview on this year’s Emerald Ash Borer program.  He  shared the breakdown on the 7,227 inventoried public ash populations within the City.  He then gave a  summary of the monies that have been spent year to date on treatments, removals and replacements.   Mr. Gordon then shared the financial projections for EAB for the next several years.  These projections  were presented as an “As Budgeted” projection and an “Aggressive” projection.  Mr. Gordon also shared  that there would be a Native Tree Sale on October 18th to help residents purchase trees at slightly above  the City’s cost.    VII. Spotlight:  Recreation Department Special Events  Program Manager Joe Mobile gave a presentation on the Special Events that meet the needs of the  community.  There are 33 family events held annually with over 21,000 participants.  He shared that the  three largest events are the Annual Easter Egg Hunt, the Concerts in the Square and the annual  Halloween event.  VIII. Director’s Report  Director Van Arsdale gave a department update.    A. School day off program at WDC – 10/14  B. Numerous Preschool Workshops  C. Croctoberfest is being held – 10/26 D. Variety of Thanksgiving offerings E. Searching for a new board member to replace Dan Jasica F. Should there be an October workshop for capital projects or be part of the Committee of the  Whole meeting.  The board requested to have it all in one meeting.   II. Comments by Board Members  No comments.    IX. Adjournment  Board Member Brush moved to adjourn the meeting.  Board Member Kohlmeyer seconded.  The meeting  was adjourned at 8:49 p.m.          Respectfully Submitted                Tricia Schwall        Administrative Assistant