Loading...
PARKS & RECREATION BOARD 2013/03/19 MinutesThe City of Lake Forest  Parks and Recreation Board  Meeting Minutes  March 19, 2013    I. Call to Order  The Parks and Recreation Board Meeting were called to order by Chairman Volkmann at  6:30p.m. The following were present:      Board Members: Mr. Steve Hill      Mr. Dan Jasica       Mr. Scott Schappe       Ms. Lauren Turelli      Mr. Curt Volkmann, Chairman      Mr. Skoo Walker      Mr. Daniel Saffrin, Student Member    Staff:  Ms. Mary Van Arsdale, Director of Parks and Recreation         Ms. Sally Swarthout, Superintendent of Recreation       Mr. Joe Mobile, Program Manager      Ms. Tricia Schwall, Administrative Assistant    Special Guest: Mr. Craig Culp, NSSRA Executive Director    II. Approval of Minutes  The meeting minutes of the February 19, 2013 Park & Recreation Board meeting were  presented.       Board Member Jasica moved for approval of the minutes and Board Member Hill  seconded.  The Board meeting minutes of the February 19, 2013 meeting were then  unanimously approved.    Chairman Volkmann reported that there was a social gathering for the Park Board held at  Board Member Steve Hill’s home on March 6, 2013.  In attendance were Chairman Curt  Volkmann, Board Members Steve Hill, Dan Jasica, Lauren Turelli, and Skoo Walker.  Staff in  attendance was Director Van Arsdale, Superintendents Chuck Myers, Sally Swarthout and  Jeff Wait.  Alderman Randy Tack was also present.  There was no official business discussed  at this gathering.    III. NSSRA Capital and Facility Acquisition Plan  Mr. Craig Culp, Executive Director of NSSRA presented to the board the research and  findings that will guide NSSRA to successfully achieve their goal of acquiring a suitable,  permanent facility with a partner agency by 2018.  Director Van Arsdale made it clear to the  board that there was no action needed by the board at this time.  That this is the first step in  the dialogue related to the City’s participation and commitment to partnering in this  planning initiative.    Mr. Culp gave an overview of NSSRA and some background of the facility that NSSRA is  currently occupying.  He then shared the findings from the Capital and Facility Acquisition  Plan that was put together to help find a new permanent facility with a partner agency.  He  discussed the estimated cost of a new facility, where they would be getting the down  payment for the new facility and how the 13 partner agencies would help with the funding  through their contributions.  Director Van Arsdale spoke to the board regarding the Special  Recreation Tax Levy in Lake Forest and what that tax is used for each year.    Chairman Volkmann asked if the increase of 1/10 of a cent over each of the last three years  would  continue to increase or remain the same as the recent year.  Director Van Arsdale  answered that it could and that is what staff is looking at now.  Board Member Turelli asked  for clarification that the transition plan is to upgrade the facilities to the new ADA  requirements.  Director Van Arsdale replied yes.  Chairman Volkmann asked about the  difference in the fund between the amount collected and the amount spent and what  happens with annual surplus.  Director Van Arsdale responded that surplus funds remain in  the levy fund for future needs and may not be transferred to any other City fund.  Chairman  Volkmann also asked if Director Van Arsdale research what the levy rate is for the other 12  partner agencies and their annual member contribution. Director Van Arsdale indicated she  would pull together levy rates and that contributions by agency are currently indicated in  the detail of the proposed capital and facility acquisition plan. Chairman Volkmann also  asked to have the per‐participant total cost identified.    Board Member Hill asked Mr. Culp to comment on the participation based on where they  are located.  Mr. Culp responded with explaining the NSSRA’s legal obligation.  A discussion  followed regarding delivery of services in the multiple partner agencies.  Mr. Culp explained  how due to small populations in each community it is essential to pool needs across multiple  communities in order to have enough participants to offer services. He went on to explain  the required process of acquiring a new facility.  Chairman Volkmann asked what would  happen if none of the 13 partner agencies can afford to partner or expand during the  allotted timeframe.  Mr. Culp responded that they would then wait until a more supportive  environment is reached.    IV. Recreation Transportation Bid  Joe Mobile, Program Manager, reviewed the recreation bus bid process with the board.   Bussing for the Rec Center is used for daily transportation for their summer camps, swim  camps and field trips and CROYA for their special events.  The Rec Center & CROYA go out to  bid together to hopefully secure the best prices.  Manager Mobile explained the outcome of  the Recreation portion of the bid and the reason why the CROYA bid should be rejected. He  indicated that due to lack of enough bid specifics for the CROYA items, the proposed pricing  results were inconsistent and concerning.    Board Member Turelli asked if rejecting the bid for CROYA would put them at a  disadvantage to get a good price for bussing.  Manager Mobile responded that he did not  feel so since it is such a small volume of trips.  Chairman Volkmann inquired about CROYA’s  budgeted amount.  Director Van Arsdale explained that CROYA is not in the Park &  Recreation budget and could not answer this question.  Chairman Volkmann asked if there  would be a problem having two different companies do bussing for the summer and  whether there were any timing concerns for CROYA. Manager Mobile responded in the  negative regarding different companies fulfilling the needs.   Director Van Arsdale indicated  that CROYA will now follow the City’s purchasing policies and seek price quotes, which will  not hold them up from meeting their timing needs. Board Member Jasica indicated he  wanted to make sure that the process for getting the CROYA price quotes was transparent  and reasons clear to all vendors on why the CROYA bid portion was being rejected. Board  Member Hill asked about specifications for safety from these companies.  Manager Mobile  explained that the bid specifications included background checks, references and  communication expectations.  A discussion followed regarding the process going forward for  CROYA.       Requested Action:  Approval to award a three year agreement to Olson Transportation for  Recreation Department bus services in the total amount of $122,068.25 for FY ’14 – FY ’16  and reject all bids for CROYA Services.    A motion was made by Board Member Jasica to approve a three year agreement to Olson  Transportation for Recreation Department bus services in the total amount of $122,068.25  for FY ’14 – FY ’16 and reject all bids for CROYA Services.  The motion was seconded by  Board Member Hill.  The motion was passed.    V. Deerpath Golf Course Season Opening Update  Director Van Arsdale gave an overview of the golf course as the opening comes closer.  She  shared memberships this year to last year, the lottery that took place the past weekend for  permanent tee times, the improvements to the clubhouse and the new restaurant contract.   Director Van Arsdale also shared some of the events/programs that will be happening at the  golf course this season.  Also, the appreciation days that will be held throughout the season.   Chairman Volkmann asked if there was any update to the deep well.  Director Van Arsdale  responded that there was nothing new to report.    VI. Director’s Report     Update on the Lake Bluff Skate Park: Director Van Arsdale shared with the Park  Board that the skate park is in need of immediate repairs and significant capital to  maintain for the future. She indicated that staff would be meeting with the Park  District to learn more.   EAB Update –   i. Presented to City Council – $400,000 was approved in the City’s Capital  Improvement Program  ii. Resident Workshop – June 1st @ Gorton  iii. Staff are continuing with an inventory of City parcels  iv. Blending the Park Board with the Property and Public Lands Committee to  work together on EAB   Other – Activities coming up  i. Easter Egg Hunt – Saturday, March 23rd @ Deerpath Park  ii. Hurray for Spring – Program during spring break for kids ages 3‐6  iii. Dance Academy Spring Break Workshop  iv. Special Hours for Wildlife Discovery Center  v. March Special @ Fitness Center  vi. Spring Break Sports Camp    VII. Comments by Board Members  There were no comments.    VIII. Opportunities For The Public To Address The Board On Items Not Listed On The Agenda  There were no comments.    IX. Adjournment  Board Member Hill moved to adjourn the meeting.  Board Member Jasica seconded.  The  meeting was adjourned at 8:29 p.m.          Respectfully Submitted          Tricia Schwall        Administrative Assistant