Loading...
PARKS & RECREATION BOARD 2013/06/18 MinutesThe City of Lake Forest  Parks and Recreation Board  Meeting Minutes  June 18, 2013    I. Call to Order  The Parks and Recreation Board Meeting were called to order by Chairman Volkmann at  6:30p.m. The following were present:      Board Members: Mr. David Brush      Mr. Steve Hill      Mr. Dan Jasica       Ms. Lauren Turelli      Mr. Curt Volkmann, Chairman      Mr. Skoo Walker    Staff:  Ms. Mary Van Arsdale, Director of Parks and Recreation         Mr. Chuck Myers, Superintendent of Parks & Forestry      Ms. Sally Swarthout, Superintendent of Recreation       Mr. Jeff Wait, Superintendent of Special Facilities      Mr. Peter Gordon, City Forester      Mr. Rob Carmichael, Program Manager, WDC      Ms. Tricia Schwall, Administrative Assistant    II. Approval of Minutes  The meeting minutes of the April 16, 2013 Park & Recreation Board meeting were  presented.      Board Member Turelli moved for approval of the minutes and Board Member Brush  seconded.  The Board meeting minutes of the April 16, 2013 meeting were then  unanimously approved.    III. New Board Member Welcome  Chairman Volkmann welcomed new Board Member Charlie Kohlmeyer and new Student  Board Member Wil Dixon.  Neither Board Member was present at the meeting due to other  commitments.    IV. Emerald Ash Borer Information and Bid Approval  City Forester, Peter Gordon gave an overview of the Tagging and Removal Program.  He  shared that City parkway trees will be tagged first with residential trees to follow.  Trees will  be tagged with pink tags and ribbons for Dutch Elm Disease (DED) and green tags and  ribbons for Emerald Ash Borer (EAB).  City Forester Gordon walked the Board through the  process of tagging the trees and let them know the ash trees on public and private  properties would be tagged if they pose a threat to public health or safety or public  properties.        Chairman Volkmann asked if a resident receives a letter stating that they have 30 days to  remove a tree, they do not need a permit and that the letter would serve as their permit.   City Forester Gordon replied yes.  Chairman Volkmann asked if that could be made clearer in  the letter.  Board Member Jasica asked about the letter that states that a permit is required.   City Forester Gordon responded that the letter he is referring to is the letter that states the  tree is dying or dead, however does not pose a threat to public, therefore is not required to  be removed.  In that case a permit is required.      Board Member Hill asked about the difference between trees that pose a threat to public  health or safety or public properties and trees that pose a threat to private property or  neighbors.  City Forester Gordon explained the difference, including the logistical challenges  and liability factors.  Board Member Turelli wanted to know if the ash borer would infest  other plants and trees in the yard.  City Forester Gordon responded only if they are ash  trees.  Board Member Walker inquired about residents using who the City uses to remove  trees to benefit from costs.  City Forester Gordon shared that the City has looked into  consortium pricing for various components of the EAB process, however tree removal has  too many variables to consider it.  Chairman Volkmann expressed his concern on the  administrative portion of EAB, and whether the City had sufficient administrative support to  address the anticipated volume of calls.  City Forester Gordon explained the process and his  initial approach regarding the toll that EAB is taking on the Forestry section and Director Van  Arsdale indicated that the City may also utilize administrative staff from the Public Works  Department if volume requires this.  Board Member Brush asked about the policing of the  tree companies coming in to remove these trees.  City Forester Gordon explained that there  is no process in place to police who the homeowners are using.  There is a meeting  scheduled later this week with Community Development to work through some of the  permitting processes.  Board Member Brush also asked if the City is requiring residents to  replant if they remove a tree.  City Forester Gordon responded no due to potential  economic realities and the many variables on private property.      City Forester Gordon gave an overview of the FY ’14 bid for tree and stump removal.  He  shared that the bids came in quite a bit lower than they thought they would therefore they  would be able to remove more trees than anticipated.  He also let them know that they are  seeking approval to use the top three bidders for the removals, stating that they would be  using the lowest bidder first but would then have the flexibility of using all three if the  removals become too much for just one company to handle.  A discussion followed  regarding the pricing structure and how the work would be divided between the companies.    Also the difference between the original cost proposals for the tree removal and what is  actually coming in.  Requested Action:  Approval of a one year contract to Landscape Concepts Management,  Nel’s Johnson Tree Experts and Kinnucan Tree Experts not to exceed a total amount of  $100,000 for FY ’14 tree and stump removal of trees on City streets, City‐owned properties  and unimproved easements.    A motion was made by Board Member Brush to award a one year contract to Landscape  Concepts Management, Nel’s Johnson Tree Experts and Kinnucan Tree Experts not to  exceed a total amount of $100,000 for FY ’14 tree and stump removal of trees on City  streets, City‐owned properties and unimproved easements.  The motion was seconded by  Board Member Turelli.  The motion passed.    A discussion then followed regarding the great work the Forestry section is doing in  response to EAB, the acquisition of a new chipper, the sign boards and the community  workshop.    V. Proposed Changes to Park Board Meeting Schedule & Format  Director Van Arsdale proposed a change in the FY ’13‐14 Park Board meeting format and  schedule.  The proposed new schedule alternates monthly meetings between a televised  meeting and a Committee of the Whole (COTW) workshop format beginning in August 2013.   She shared that all of the meetings would be open to the public, posted with an agenda and  minutes would be taken.  The COTW meetings would be discussion purposes only, unless in  a rare instance due to critical timing.  Televised meetings would be at City Hall and COTW  meetings would be held at Municipal Services building.  A discussion ensued regarding the  meetings and in general, board members liked the proposed format change. Director Van  Arsdale let the Board know that this subject would come to the Board meeting in July for  approval.    VI. Spotlight:  Summer Camps  Program Manager Carmichael gave an overview of the Summer Camps offered through the  Rec Center.  There are a total of 17 different camps available and there are two week  options in addition to full camp sessions.  He shared the benefits of camps, the different  types of camps, the Counselor in Training program.  He also discussed the participation  levels over the past several years and well as a financial overview of the camps.  A discussion  followed regarding the sports camps and the drop in participation.  Board members  suggested contacting parents at the end of summer, while camp was still fresh in the minds,  as to any suggested revisions for the 2014 camp season. Staff indicated they would schedule  parent focus groups.    VII. Director’s Report     Judd Goldman Adaptive Sailing Program kicked off this past Saturday   Friends Foundation:  Golf Fundraiser and Festival & Fireworks  i. The Golf Fundraiser took place on June 7th  ii. Festival & Fireworks will be held on July 4th    Golf Course Promotions   i. Sunday afternoon family golf available  1. $50 – 5 players after 3pm  ii. Looking into using TravelZoo for coupon marketing   Forest Park Project Update  i. Family Fun Fest will be held Saturday, August 25th 11am‐1pm at the park  ii. Groundbreaking Ceremony will be held on July 27th at 9:30am  iii. Infrastructure is starting the week following the Family Fun Fest   Upcoming Programs and Events  i. 2,500 Lake County students participated in Environmental Education  Program ‐ WDC  ii.  Rob Carmichael – WDC received a $1,500 from Zion Solutions to lead a  special study at the Illinois Beach State Park  iii. Raging Waves at the beach is kicking off with rave reviews  iv. Deerpath Golf Course has a new food vendor also  VIII. Comments by Board Members  There were no comments.    IX. Opportunities For The Public To Address The Board On Items Not Listed On The Agenda  There were no comments.    X. Adjournment  Board Member Jasica moved to adjourn the meeting.  Board Member Brush seconded.  The  meeting was adjourned at 7:46 p.m.          Respectfully Submitted            Tricia Schwall        Administrative Assistant