Loading...
PARKS & RECREATION BOARD 2013/11/19 MinutesThe City of Lake Forest  Parks and Recreation Board  Meeting Minutes  November 19, 2013    I. Call to Order  The Parks and Recreation Board Meeting was called to order by Acting Chairman Steve Hill  at 6:30p.m. The following were present:      Board Members: Mr. David Brush      Mr. Steve Hill, Acting Chairman      Mr. Dan Jasica      Mr. Charlie Kohlmeyer      Ms. Lauren Turelli      Mr. Skoo Walker      Mr. Wil Dixon, Student Board Member    Staff:  Ms. Mary Van Arsdale, Director of Parks and Recreation      Mr. Chuck Myers, Superintendent of Parks, Forestry & Cemetery      Ms. Sally Swarthout, Superintendent of Recreation       Mr. Rich Paulsen, Parks Supervisor      Mr. Anthony Anaszewicz, Athletics Program Manager      Ms. Tricia Schwall, Administrative Assistant    Special Guests: Mr. John Sentell, President, Lake Forest Open Lands Association    II. Approval of Minutes  The meeting minutes of the September 17, 2013 Park & Recreation Board meeting were  presented.      Board Member Jasica moved for approval of the minutes and Board Member Brush  seconded.  The Board meeting minutes of the September 17, 2013 meeting were then  unanimously approved.    The meeting minutes of the October 15, 2013 Committee of the Whole Park & Recreation  Board meeting were presented.      Board Member Jasica moved for approval of the minutes and Board Member Kohlmeyer  seconded.  The Board meeting minutes of the October 15, 2013 meeting were then  unanimously approved.    III. Opportunities for the Public to Address the Board on Items not Listed on the Agenda  There were no comments.    IV. Spotlight:  Lake Forest Open Lands Association  Mr. John Sentell, President of Lake Forest Open Lands Association (LFOLA) gave a  presentation on Lake Forest Open Lands Association history, mission, role in conservation  and the community and the ongoing partnership with the City.  He shared that they have  840 acres of land that has been preserved and that they are the first and only nationally  accredited land trust from Illinois.  There are 7 nature preserves with over 12 miles of  walking trails.  Mr. Sentell spoke about the resolution that was passed in May of 2002, by  the City regarding the preservation of open land.  He also shared how LFOLA has acquired  their land including purchasing outright, donations, and many other methods.  There are  several different events and educational opportunities that are presented by LFOLA.   Additionally, LFOLA works closely with the City on many endeavors including the  Environmental Collaborative, Native Tree Sale, Joint Work Days and many others.  Mr.  Sentell also talked about the 20 year lease that LFOLA has with the City.     V. Report on Park Grants  Superintendent Myers gave an update current grant funding opportunities that the City is  involved with.  The Lake Forest Ravine Education & Outreach Program which is focused on  ravine education, outreach & restoration for the Seminary/McCormick Ravines was awarded  in October 2013.  An application was submitted in July 2013 for the Lake Forest Cemetery  Ravine Restoration Plan which is focused on ravine restoration & stabilization for the  Cemetery Ravine.  The Ft. Sheridan Ravine & Coastal Restoration Grant is a huge project that  has been going on for about 5 years.  The City’s part of this grant is the ravine restoration &  stabilization for McCormick Ravine.  The grant has not been submitted at this time.  The  Improving Habitat & Access to North Branch Chicago River Grant focuses on invasive plant  removal, reseeding and improving access to Meadowood and Elawa parks.  This grant  application was submitted in September 2013.  An application was also submitted in  October 2013 for Reconnecting Urban Forests:  Oak Woodland Restoration Near Lake  Michigan Grant in October 2013.  This grant is for the planting of 75 oak trees at McClory  Bike Path & McCormick.  Finally, the Robert McClory Bike Path Grant focuses on  improvements to the bike path between Illinois Rd. & Woodland Shelter.  The application  for this grant was submitted in February 2013.  A short conversation followed regarding the  Bike Path grant and the volume of time necessary for staff to prepare, implement and  provide required tracking reports. Staff indicated that the need for some additional  contractual or a staff position is being discussed to better support grant efforts.    VI. Approval of FY ’15 Capital Improvement Projects  Director Van Arsdale gave an explanation on why this topic was being tabled that evening  and there would be no approval sought that evening.  City Council will be taking a closer  look at the Capital Improvement Projects at an upcoming special workshop before any  further action is taken.     VII. Approval of Athletic Field Program Use Fees  Program Manager Anaszewicz gave a brief history of the Athletic Field Use Policy and  proposed a 5% increase across the board.  He explained the different groups that use the  various fields around the City and how often the fields are used. He informed the board that  in 2007 it was approved to increase the fees every year by 5% but because of the new  Sports Field Improvement Fund (SFIF) implementation staff held off on imposing the annual  field maintenance fee increases.  He explained that the field maintenance fees are fees  charged to recoup direct expense for City crews to prepare the fields for weekly use  whereas the SFIF is a per participant charge that both in‐house and outside organizations  pay to provide for minor asset and turf improvements.  A discussion followed regarding the  two different fee programs.    Board Member Turelli asked what was causing the costs to go up.  Mr. Anaszewicz replied  that the primary reasons are increasing staff costs and material supplies.  Board Member  Walker was concerned we were not charging enough to these outside agencies for field  maintenance.  Director Van Arsdale reiterated that the Sports Field Improvement Fund was  put into place to help pay for minor asset replacements so that between the two programs  the City is funding current levels of both maintenance and improvements.      Several board members questioned why the 5% increase in the fees every year was  established in the past and if this needed to be the same for future years.  Director Van  Arsdale suggested an alternative wording that would give flexibility by approving an up to  5% increase every year and if the increase was going to exceed that 5% the increase would  then come back to the board for discussion and approval.  Board Member Brush felt the  name of the policy was confusing and did not accurately describe what the fees covered.  Board Member Walker suggested that the name of this policy be changed to Athletic Field  Prep Fee Policy.  Mr. Anaszewicz asked if the board thought there should be a separate  policy written to charge a usage fee for teams or organizations that are not resident based  (outside Lake Forest organizations).  A conversation followed and it was agreed to hold off  on incorporating this option at this time.     Requested Action:  Approval to raise the Athletic Field Usage fees by 5% for FY ’15,  establishing an approval annual range of 3‐5% increase.    A motion was made to approve increases for FY ‘15 and beyond up to 5% driven by cost  increases at cost increase percentages.  Anything beyond 5% must come back to the board  for approval.  Also, that the name of the fees be changed from Athletic Field Usage fees to  Athletic Field Prep fees.  The motion was seconded but was withdrawn to pursue further  discussion of the fees.      Board Member Jasica raised a concern that if the fees for our in‐house programs go up  every year that the outside users fees should go up every year also.  A discussion followed  whether board approval should be needed for any fee change that is not at least 3%.      An amended motion was then made by Board Member Jasica to approve a 5% increase for  FY ‘15 and thereafter establishing an approval annual range of 3‐5% increase.  Anything  below 3% or above 5% must come back to the board for approval.  Also, that the name of  the fees be changed from Athletic Field Usage fees to Athletic Field Prep fees. The motion  was seconded by Board Member Walker.  The motion passed.    Director Van Arsdale indicated that staff would make the identified revisions to the  policy/fees.  Board Member Jasica asked that something be done to help Lake Forest  parents of players understand that this fee is not a usage fee it is a field prep maintenance  fee.  Director Van Arsdale said staff would look into how to make parents more aware.  VIII. West Park Ice Rink Information  Parks Supervisor Paulsen provided the board with a report on the outdoor ice rink at West  Park.  He gave some history of the ice rink, how the rink is constructed and ice is made and  some of the challenges his group faces regarding the rink.    IX. Director’s Report  A. Rec Software Replacement Project‐Status of Project Update  B. High School Sailing Team won the Great Lakes High School Sailing Championship  C. Northwestern Lake Forest Hospital Holiday Boutique at Rec Center Nov. 21‐24th  D. Stirling Hall Art Sale is set for December 6‐9th  E. Dance Academy "Extrava‐Dance‐A" is December 15th  F. Kinderhaven Open House was held  G. Pro‐Shop Sales @ Golf Course underway  H. Fitness Center holiday hours will be posted on website    X. Comments by Board Members  Board Member Turelli asked Director Van Arsdale about the fundraising efforts for the  Washington Tornado residents.  Director Van Arsdale shared the details of the efforts.    XI. Adjournment  Board Member Brush moved to adjourn the meeting.  Board Member Jasica seconded.  The  meeting was adjourned at 8:30 p.m.          Respectfully Submitted            Tricia Schwall        Administrative Assistant