Loading...
PARKS & RECREATION BOARD 2012/10/09 MinutesThe City of Lake Forest  Parks and Recreation Board  Meeting Minutes  October 9, 2012    I. Call to Order  The Parks and Recreation Board Meeting were called to order by Chairman Volkmann at  6:31 p.m. The following were present:      Board Members: Mr. Steve Hill     Mr. Dan Jasica     Mr. Scott Schappe      Ms. Lauren Turelli     Mr. Curt Volkmann, Chairman     Mr. Skoo Walker    Staff:    Ms. Mary Van Arsdale, Director of Parks and Recreation     Mr. Chuck Myers, Superintendent of Parks & Forestry     Ms. Sally Swarthout, Superintendent of Recreation      Mr. Jeff Wait, Superintendent of Special Facilities     Ms. Tricia Schwall, Administrative Assistant    II. Approval of Minutes  The meeting minutes of the September 11, 2012 Park & Recreation Board meeting were  presented.       Board Member Jasica moved for approval of the minutes and Board Member Hill  seconded.  The Board meeting minutes of the September 11, 2012 meeting were then  unanimously approved.    The meeting minutes of the September 18, 2012 Joint Meeting of the Golf Advisory  Subcommittee and Parks and Recreation Special Facility Subcommittee were presented.       Board Member Turelli moved for approval of the minutes and Board Member Walker  seconded.  The Joint Meeting of the Golf Advisory Subcommittee and Parks and  Recreation Special Facility Subcommittee meeting minutes of the September 18, 2012  meeting were then unanimously approved.    The meeting minutes of the October 2, 2012 Committee of the Whole meeting were  presented.       Board Member Turelli moved for approval of the minutes as amended and Board  Member Schappe seconded.  The Committee of the Whole meeting minutes of the  October 2, 2012 meeting were then unanimously approved.      III. Annual Special Facility Fee Recommendations for FY ‘14  a. Deerpath Golf Course proposed FY ’14 Fees and Related Fee Policies    Superintendent Wait presented the fee recommendations for Deerpath Golf  Course FY ’14.  Chairman Volkmann noted that he liked the No  Show/Cancellation Policy however he wanted to know why the number of  points a team could get would be six before their tee time was revoked.   Superintendent Wait responded that the idea was discussed with the Golf  Advisory Board and it was a number that made members take notice but yet still  was not overly punitive for this first year.  Board Member Walker then noted  that he felt that was not strict enough.  Board Member Hill asked if the  Wednesday 7PM cancellation time was a little too early in the week to  determine if a full group would be playing.  A discussion followed regarding the  policy. The Park Board eventually agreed to go with the recommendation of the  Golf Advisory Committee for this first year and revist if necessary in FY15.    Board Member Turelli asked how the open permanent tee times would be  marketed to the public to let them know they are open.  Superintendent Wait  responded that they would be marketing the open slots through various  channels such as email, annual letter, in the permantent tee time registration  packet, and at the permanent tee time breakfast.  Board Member Walker asked  if the four open tee times would mean four less permanent tee times for  members.  Director Van Arsdale responded that the four open tee times would  be in addition to the permanent tee times.  Board Member Schappe asked  about the locker fee increase noting that the lockers are currently underutilized.   Superintendent Wait responded that we have not marketed this well and that  our hope is that by bundling the locker fee in with a Junior’s membership fee we  should be able to market them better.      Requested Action:  Approval of FY ’14 Deerpath Golf Course fees and related  fee policies, effective when sales begin for the 2013 golf season, anticipated in  January 2013.    A motion was made by Board Member Hill to approve the FY ’14 Deerpath Golf  Course fees and related fee policies, effective when sales begin for the 2013  golf season, anticipated in January 2013.  The motion was seconded by Board  Member Jasica.  The motion was passed.    b. Lakefront Proposed FY ’14 Permit Fees  Superintendent Wait presented the permit fee recommendations for the  Lakefront FY ’14.  Board Member Schappe inquired as to why the Resident  storage fee was so low and if there was some room in that category to grow.   Superintendent Wait responded they would look into it for future year.  Director  Van Arsdale responded that Board Member Hill had asked to look into an in/out  service at the Lakefront and the storage issue could be looked into at the same  time.      Board Member Hill wanted to know why the rack rates are so high.  After a brief  discussion it was agreed that the rack rates would be frozen for FY ’14 and  looked into for next year.  Board Member Jasica asked where the Boating and  Storage fall in the revenue process.  Superintendent Wait responded that they  budget to cover upcoming improvements.    Requested Action:  Approval of FY ’14 Lakefront permit fees to go into effective February 1,  2013.    A motion was made by Board Member Hill to approve the FY ’14 Lakefront permit fees to go  into effective February 1, 2013 with the exception of the Seasonal Rack Rate which will remain  the same for FY ’14..  The motion was seconded by Board Member Schappe.  The motion was  passed.    c. Lake Forest Fitness Center Proposed FY ’14 Fees  Superintendent Wait presented the fees recommendations for the Fitness  Center FY ’14 and the addition of the all‐inclusive pass.  Board Member Schappe  asked if having the pass would cause a problem with having too many people  showing up for a class.  Director Van Arsdale responded that there would be  certain classes that would have a limit, but the other classes should not be  affected.   Board Member Schappe asked about the all‐inclusive non‐member  pass.  Director Van Arsdale explained the pass and noted that it is not much  more to get a membership and the all‐inclusive pass.      Requested Action:  Approval of the FY ’14 Fitness fees to become effective May  1, 2013 and approval to offer the All‐inclusive pass beginning December 2012  to coincide with the New Year membership drive.    A motion was made by Board Member Schappe to approve the FY ’14 Fitness  fees to become effective May 1, 2013 and approval to offer the All‐inclusive  pass beginning December 2012 to coincide with the New Year membership  drive. The motion was seconded by Board Member Hill.  The motion was  passed.    IV. Proposed Parks & Recreation Capital Improvement Plan FY ’14‐‘18  Director Van Arsdale presented to the board the Capital Improvement Plan for FY ’14‐ ‘18.  Board Member Hill asked a question related to the capital funds for taking care of  leased properties and if the is any consistency between the various lease agreements  relevant to who’s responsibility it is to do certain things around the leased buildings.  Director Van Arsdale replied that the City Attorney has been working on that during the  past year.  Board Member Hill stated that we should provide some of the services but  with an increase in lease fees.    Requested Action:  Approval of FY ’14 Capital Improvement Plan totaling $365,000,  $305,000 from the Park and Public Land Fund, $45,000 from Deerpath Golf Operations  Fund and $185,000 from Park and Recreation Operations Fund, and as such,  recommend staff to seek City Council approval.    A motion was made by Board Member Hill to approve the FY ’14 Capital Improvement  Plan totaling $365,000, $305,000 from the Park and Public Land Fund, $45,000 from  Deerpath Golf Operations Fund and $185,000 from Park and Recreation Operations  Fund, and as such, recommend staff to seek City Council approval.  The motion was  seconded by Board Member Walker.  The motion was passed.    V. Change of Monthly Park Board Meeting Calendar  Chairman Volkmann presented the changes to the Park Board Meeting Calendar.  These  changes are necessary due to a change in the timing of when information is due to City  Hall for the City Council meetings.  The meetings would be changed starting January 1,  2013 to the 3rd Tuesday of the month.    A motion was made by Board Member Jasica to approve the change to the 3rd Tuesday  of the month for the Park Board meetings.  The motion was seconded by Board  Member Hill.  The motion was passed.    VI. Director’s Report  Mary Van Arsdale, Director of Parks & Recreation reported that the resurfacing at the  Lakefront is almost complete.  Director Van Arsdale then presented the upcoming Park  & Recreation events including, Croctoberfest on October 20th, Kinderhaven Preschool  Fall Drop‐Ins on November 2nd and 16th, Company Cares on October 14th and the Annual  Halloween Party on October 28th at the Rec Center.     VII. Comments by Board Members  Board Member Hill commented that he wanted to compliment the staff on their  planning on the Capital Plan.    VIII. Opportunities For The Public To Address The Board On Items Not Listed On The  Agenda  There were no comments.    IX. Adjournment  Board Member Hill moved to adjourn the meeting.  Board Member Walker seconded.   The meeting was adjourned at 7:54 p.m.              Respectfully Submitted             Tricia Schwall        Administrative Assistant